Datenaustausch einfach, sicher und schnell: Caseware Cloud im Einsatz bei der ECOVIS Audit AG

Weg von E-Mail, Dropbox und Co.

Große Datensätze einfach, sicher und schnell zwischen Kanzlei und Mandant austauschen – das war die wichtigste Anforderung, die Michael Schröder, Vorstand der ECOVIS Audit AG, an eine neue, effizientere Lösung in seiner Kanzlei stellte. „Intern und mit Mandanten haben wir Daten meist per E-Mail oder über mandantenseitige Cloud-Lösungen wie Dropbox oder Whisply verschickt und empfangen“, fasst Schröder die Abläufe beim Dateiaustausch zusammen, wie sie bis zur Einführung von CaseWare Cloud in der Kanzlei stattfanden. „Die wenigsten nutzten dabei aber eine Verschlüsselung beim Versand, was aus Sicherheitsaspekten natürlich mehr als bedenklich ist.“

Aus Datenschutz- und Effizienzsicht waren das keine langfristigen Alternativen für die Kanzlei. Um ihren Mandanten Sicherheit zu geben und die Arbeitsabläufe beim Datenaustausch zu optimieren, musste eine effizientere Lösung her.

Mithilfe von CaseWare Cloud ist die Zusammenarbeit mit den Mandanten wesentlich effizienter.

Michael Schröder

Vorstand der ECOVIS Audit AG

Caseware Cloud in der internen Testphase

Bei der Suche nach einer geeigneten Lösung stieß Schröder über ein Webinar von Audicon schließlich auf die Collaboration-Plattform Caseware Cloud. „Wir wollten die Lösung testen, aber noch nicht direkt mit unseren Mandanten“, so Schröder. Bevor Caseware Cloud ins aktive Mandantengeschäft integriert wurde, testete Ecovis Düsseldorf erst einmal intern mit fiktiven Mandanten. „Zentrale Fragen, die wir uns vor dem Test stellten, waren: Ist Caseware Cloud nutzerfreundlich? Bekomme ich alles so abgebildet, wie gewünscht? Wie sicher ist die Lösung? Wie gut funktioniert der Berechtigungsprozess?“, beschreibt Schröder die Herangehensweise.

In der einwöchigen Testphase simulierten Schröder und seine Mitarbeiter den Dateiaustausch und weitere Standardkommunikationsszenarien, die ihre Fragen zur Handhabung beantworteten: „Innerhalb von Caseware Cloud können die Berechtigungen für den Zugriff auf einzelne Gesellschaften heruntergebrochen werden – ein großer Vorteil, damit der Datenschutz gewahrt wird und auch nur diejenigen Mitarbeiter, die an einer Mandantendatei arbeiten, diese sehen.“ Ebenso überzeugte Schröder die automatische Benachrichtigungsfunktion bei einem File Request an den Mandanten, wodurch sich zusätzliche E-Mails erübrigen. „Am Ende des Tests konnten wir mit gutem Gewissen nicht nur sagen, so sollte es laufen, sondern: So läuft es auch.“

Erfolgreicher Live-Test mit den Mandanten

Nachdem der Test innerhalb von Ecovis abgeschlossen war, ging Schröder mit seinem Team im März 2017 auf acht kleine bis mittelgroße mittelständische Mandanten zu. „CaseWare Cloud ist einfach in der Handhabung, dennoch mussten wir bei der Auswahl unserer Test-Mandanten einige Kriterien berücksichtigen: Es sollten technikaffine Mandanten sein, die bereits in der Vergangenheit durch uns geprüft wurden.“

Ecovis war im Vorfeld des Tests gegenüber den Mandanten offen und transparent: Der Zweck des Tests – die Verbesserung des Datenaustauschs zwischen Kanzlei und Mandanten – wurde von vornherein kommuniziert und eine schriftliche Bestätigung für den Datenaustausch über die Collaboration-Plattform vom Mandanten eingeholt. Um CaseWare Cloud effizient zu testen, war es den Mitarbeitern von Ecovis wichtig, auch das Feedback der Testmandanten einzuholen und dieses an Audicon zu übermitteln.

Über den Zeitraum von drei Wochen hinweg tauschten die Mitarbeiter von Ecovis mit den ausgewählten Mandanten Dateien ausschließlich über die Cloud aus – mit erfreulichen Ergebnissen: „Der Dateiaustausch über CaseWare Cloud verlief wesentlich einfacher und schneller und ersparte uns so manche E-Mail. Erstaunlich war auch, dass es während der Testphase weder Ausfälle noch Beanstandungen in Bezug auf die Performance gab. Das hatten wir tatsächlich nicht erwartet“, so Schröder. Weitere Vorteile der Plattform sieht er in der Darstellung der Benutzeroberfläche: „Wir konnten die Anmeldeseite von CaseWare Cloud, also den Einstieg für unseren Mandanten, mit unserem Logo versehen. So hatten die Mandanten den Eindruck, auf einer Plattform unserer Kanzlei zu arbeiten.“

Resumee: Wie kommt die Collaboration-Plattform beim Mandanten an?

Die Testphase mit den Mandanten bestätigte Michael Schröders positive Erfahrung mit CaseWare Cloud: „Die Resonanz war durchweg positiv. Gerade auch ein Mandant, bei dem wir anfängliche Schwierigkeiten vermutet hätten, engagierte sich sehr stark und zeigte uns damit, dass die Cloud schon nach wenigen Tagen im Einsatz problemlos bedient werden konnte.“

Auch in Bezug auf das Hauptzugpferd für die Mandanten, der Austausch von Massendaten, waren die Reaktionen überaus positiv: „Durch die Nutzung von CaseWare Cloud merkten unsere Mandanten, wie komfortabel sich große Dateien schnell und sicher austauschen lassen, was per E-Mail so nicht möglich ist“, freut sich Schröder. Am Ende der Testphase entschieden sich bis auf einen Mandanten alle Teilnehmer für die Beibehaltung des Datenaustauschs über CaseWare Cloud.

Aufstieg mit Caseware Cloud

Michael Schröder zieht ein positives Resumee aus dem Einsatz von Caseware Cloud in seiner Kanzlei: „Mittlerweile nutzen wir am Standort Düsseldorf die Plattform mit fast allen Mandanten standardmäßig für den Austausch von Dateien und Informationen. Mithilfe von Caseware Cloud ist die Zusammenarbeit mit den Mandanten wesentlich effizienter. Für uns ist die Plattform das optimale Tool, um Dokumente zentral mit den Mandanten auszutauschen“, fasst Schröder zusammen und ergänzt: „Gerade auch in Bezug auf Mitbewerber bieten wir unseren Mandanten damit eine innovative Datentransferlösung, die es so noch nicht gab.“

Zusammenfassung

Die Herausforderungen:
Die ECOVIS Audit AG in Düsseldorf stand vor der Herausforderung, Dateien einfach – und vor allem sicher – mit dem Mandanten auszutauschen, um die Kanzleiarbeit zu optimieren. Außerdem sollten die E-Mailflut und das Überhand nehmende Volumen der Dateianhänge verringert werden.

Die Lösung:
Mit CaseWare Cloud gestaltet sich der Dateiaustausch bei der ECOVIS Audit AG einfach, sicher und schnell. Zur Effizienzsteigerung tragen die automatische Benachrichtigungsfunktion sowie das Fristen- und Aufgabenmanagement bei.

Das Ergebnis:
Durch den Einsatz der Collaboration-Plattform ist die Zusammenarbeit mit den Mandanten effizienter geworden, da Dokumente zentral ausgetauscht werden können. Die professionsübergreifende, kanzleiweite Einführung wird aktuell diskutiert.