Z3-Datenzugriff - wie kann ich meine Daten im Beschreibungsstandard exportieren?

Die Betriebsprüfung steht ins Haus und der Betriebsprüfer hat sich für den Z3-Datenzugriff, die sogenannte Datenträgerüberlassung entschieden. Dies bedeutet für Sie: Sie müssen der Finanzverwaltung nicht nur die Daten der Buchhaltung sondern alle in der EDV gespeicherten aufzeichnungspflichtigen Unterlagen in maschinell auswertbarer Form auf einem Datenträger übergeben.

Was ist der Beschreibungsstandard konkret?

Um Ihnen - als Steuerpflichtigen - die Erfüllung der GoBD-Anforderungen hinsichtlich der maschinellen Auswertbarkeit zu erleichtern, hat die Finanzverwaltung zusammen mit Audicon eine technische Hilfe, den sogenannten Beschreibungsstandard, entwickelt. Daten, die dem Beschreibungsstandard entsprechen, werden von der Finanzverwaltung im Rahmen einer einseitigen Selbstverpflichtung als maschinell auswertbar akzeptiert. Damit bietet nur der Beschreibungsstandard eine langfristige Investitionssicherheit. Viele Softwarehersteller haben ihre Buchhaltungssysteme um eine Export-Schnittstelle (häufig GDPdU- bzw. seit 2015 GoBD-Schnittstelle genannt) erweitert. Mit dieser können Dateien exportiert werden, die dem Beschreibungsstandard entsprechen.

Die Finanzverwaltung nutzt für die Verarbeitung der vom Steuerpflichtigen im Beschreibungsstandard gelieferten steuerrelevanten Daten die Prüfsoftware IDEA.

Was ist der Beschreibungsstandard konkret?

Wie funktioniert der Export im Beschreibungsstandard?

Bei einem Export im Beschreibungsstandard werden die Daten, z. B. das Journal und der Kontenrahmen, in einzelne Dateien eines auswertbaren Typs geschrieben (in der Regel ASCII). Diese Dateien enthalten normalerweise selbst keine Strukturinformationen, daher wird eine XML-Datei (index.xml) erstellt, in der die Namen der einzelnen Datendateien und deren Strukturinformationen, wie Spaltenüberschriften, Feldformate etc., enthalten sind. Den Export vervollständigt eine DTD-Datei, die den Aufbau der XML-Datei beschreibt. Alle Dateien des Exports (für eine Periode) liegen zusammen in einem Ordner.

Wie kann ich meine Daten exportieren? Mit Audicon Software.

Audicon hat nicht nur in Zusammenarbeit mit der Finanzverwaltung den Beschreibungsstandard entwickelt, wir geben Ihnen zur Umsetzung auch die passenden Werkzeuge an die Hand.

Mit der IDEA App TAP haben Sie die Möglichkeit, die so erzeugten Dateien in Bezug auf Konformität zum Beschreibungsstandard und technische Fehler zu validieren. Mit unserer Archivierungslösung Data ReBase können Sie beschreibungsstandardkonforme Daten aus einem Archiv generieren bzw. Ihre Altsysteme GoBD-konform abschalten.

Sie arbeiten mit SAP®-Systemen und müssen die steuerrelevanten Daten aus einem SAP®-System exportieren? Mit der Softwarelösung SmartExporter haben Sie die Möglichkeit die Daten im Format des Beschreibungsstandards aus Ihren SAP®-Systemen schnell und einfach zu exportieren. Favoriten im SmartExporter erleichtern die Extraktion der relevanten Daten bei Datenanforderungen, wie bspw. die bundeseinheitlich abgestimmte Z3-Datenanforderung für SAP®-Systeme.

Wie kann ich meine Daten exportieren? Mit Audicon Software.

Konformität zum Beschreibungsstandard

Zu beachten ist, dass die Konformität zum Beschreibungsstandard immer nur eine technische Sichtweise ist. Die GDPdU-/GoBD-Schnittstelle eines ERP-Systems kann nur sicherstellen, dass der Export maschinell auswertbar ist. Eine inhaltlich-fachliche Definition enthält der Beschreibungsstandard nicht, eine GDPdU-/GoBD-Schnittstelle kann daher nicht gewährleisten, dass der Export dem tatsächlichen Umfang der steuerrelevanten Daten entspricht.

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