Unter einem Tax Compliance Management-System (Tax CMS) sind laut Definition alle Grundsätze und Maßnahmen Ihres Unternehmens zu verstehen, die auf die Erfüllung der steuerlichen Pflichten bzw. auf die Verhinderung von Verstößen gegen die Steuergesetze gerichtet sind. Dabei wird regelmäßig neben den Steuergesetzen auch auf interne Richtlinien abgestellt, nach denen z. B. die GoBD wie gesetzliche Normen zu behandeln sind oder in denen die steuerliche Risikoaversität Ihres Unternehmens abgegrenzt wird.
Durch die Einrichtung und den Betrieb eines Tax CMS können Sie dem Vorwurf der Leichtfertigkeit oder des Vorsatzes vorbeugen (AEAO zu § 153 Tz. 2.6). Ein angemessenes Tax CMS wird zudem in der Regel gegen den Vorwurf der Aufsichtspflichtverletzung im Sinne des § 130 OWiG exkulpierend wirken.
Ein Tax Compliance Management-System geht dabei über die in den GoBD geforderten Maßnahmen zur Kontrolle der Ordnungsmäßigkeit der Buchführung, zur Gewährleistung des Datenzugriffs und der Digitalen Betriebsprüfung sowie zur notwendigen Verfahrensdokumentation hinaus. Umgekehrt sind diese Maßnahmen jedoch Teil des Tax CMS.
Grundsätzlich gibt es für die Ausgestaltung eines Tax Compliance Management Systems keine besonderen Vorschriften. Die Einrichtung ist auch keine gesetzliche Verpflichtung. Allerdings existieren für allgemeine Compliance Management Systeme internationale Standards, auf Basis derer das Institut der Wirtschaftsprüfer (IDW) in Abstimmung mit Vertretern der Finanzverwaltung eine Empfehlung ausgearbeitet hat, die im IDW Praxishinweis 1/2006 „Ausgestaltung und Prüfung eines Tax Compliance Management Systems gemäß IDW PS 980“ enthalten ist.
Grundelemente eines TCMS, die auch Ihr Tax Compliance Management System beinhalten sollte:
In der Praxis beinhaltet das Tax CMS umfängliche Richtlinien, Arbeitsanweisungen und Berichtswege, die dem Zweck der Erfüllung steuerlicher Pflichten bzw. der Vermeidung von Verstößen gegen die Steuergesetze dienen. Einen Schwerpunkt bildet dabei stets das Risikomanagement, welches als ein kontinuierlicher Prozess der Identifizierung und Beurteilung steuerlicher Risiken beschrieben wird. Ein solches Compliance Management System wird daher besonders in Unternehmen mit komplexen und diversifizierten Geschäftsprozessen notwendig sein.
Aus diesem Grunde wird das Compliance-Programm sich regelmäßig auch nicht nur auf Kontrollen der Buchführung beschränken, sondern Kontrollen entlang der gesamten Prozesskette implementieren. Diese Kontrollen müssen sich daher auch in Massenprozessen bewähren und sollten weitgehend automatisiert sein. Vielfach werden diese Kontrollen in das ERP-System integriert, allerdings sind solche IT-Projekte auch häufig aufwendig, technisch komplex oder in der bestehenden Organisation unzumutbar, so dass regelmäßig auch performante externe Lösungen beispielsweise mittels Datenanalyse, wie zum Beispiel Alessa, zum Einsatz kommen.
Die einzelnen Elemente des Tax Compliance Management-Systems sind zu dokumentieren, die durchgeführten Maßnahmen sowie die Überwachung durch die Verantwortlichen zu protokollieren. Die nach den GoBD erforderliche Verfahrensdokumentation ist dabei regelmäßig Teil der Tax CMS-Dokumentation.
