Digitale Betriebsprüfung: Wichtige Informationen für Unternehmen

Ein Blick in die Geschichte der digitalen Betriebsprüfung

Die digitale Betriebsprüfung hat seit ihrer Einführung zum Veranlagungszeitraum 2002 die Landschaft der Steuerprüfung in Deutschland grundlegend verändert. Die Finanzverwaltung stattete ihre Prüfungsbeamten mit der Prüfsoftware IDEA aus, um effizientere und präzisere Prüfungen durchzuführen. In der heutigen Zeit wird praktisch jede Betriebsprüfung digital abgewickelt, was für Unternehmen ein wichtiges Compliance-Thema darstellt. Angesichts drohender Verzögerungsgelder gemäß § 146 Abs. 2b der Abgabenordnung (AO) müssen Unternehmen sich diesem Thema unverzüglich widmen.

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für die digitale Betriebsprüfung sind in den §§ 146 und 147 der Abgabenordnung verankert. Seit dem 01. Januar 2002 haben die Finanzbehörden das Recht, steuerrelevante Daten von Unternehmen im Rahmen von Betriebsprüfungen in digitaler Form anzufordern. Unterstützt werden diese Vorschriften durch die seit Januar 2015 geltenden Grundsätze zur ordnungsgemäßen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form (GoBD), die die früheren Regelungen GDPdU und GoBS abgelöst haben.

Steuerlich relevante Daten für die Außenprüfung

Im Allgemeinen sind steuerrelevante Daten für die Betriebsprüfung jene Informationen, die für die Besteuerung des jeweiligen Steuerpflichtigen von Bedeutung sind. Hierzu zählen in jedem Fall Daten aus der Finanz-, Anlagen- und Lohnbuchhaltung. Zudem können auch andere digitale Unterlagen als steuerlich relevant eingestuft werden. Welche Daten in einem spezifischen Fall relevant sind, muss individuell entschieden werden. Es ist wichtig, dass die betroffenen Daten über einen aufbewahrungspflichtigen Zeitraum von bis zu zehn Jahren unveränderbar sowie maschinell les- und auswertbar bereitgehalten werden.

Es existiert kein abschließender Katalog von steuerrelevanten Daten. Selbst wenn Kataloge mit relevanten Tabellen erstellt oder Datenexporte vorkonfiguriert werden, handelt es sich hierbei lediglich um unverbindliche Vorschläge.

Durchführung der digitalen Betriebsprüfung

Die Prüfungsbeamten der Finanzverwaltung haben drei verschiedene Zugriffsarten (Z1/Z2/Z3) für die digitale Betriebsprüfung:

Z1: Unmittelbarer Datenzugriff – Dies ermöglicht dem Prüfer einen Nur-Lesezugriff auf das EDV-System des jeweiligen Unternehmens.
Z2: Mittelbarer Datenzugriff – Hier erfolgt eine maschinelle Auswertung der im DV-System vorhandenen Informationen gemäß den Vorgaben des Prüfers.
Z3: Datenträgerüberlassung – Bei dieser Methode werden alle relevanten Unterlagen und Informationen auf einem geeigneten Datenträger, beispielsweise CD-ROM oder DVD, überlassen.

Die verschiedenen Zugriffsarten können sowohl alternativ als auch kumulativ genutzt werden. Um die Bereitstellung der GoBD-konformen Daten zu erleichtern, haben die Finanzverwaltung und Caseware einen Beschreibungsstandard entwickelt.

Für einen reibungslosen Datenexport aus dem Kassen- oder ERP-System muss das System über eine GoBD-konforme Schnittstelle verfügen. Nur so kann sichergestellt werden, dass der Prüfer die steuerlich relevanten Daten lückenlos in die Prüfsoftware IDEA importieren kann.

Fazit

Die digitale Betriebsprüfung ist ein zentraler Aspekt der modernen Steuerprüfung. Unternehmen sollten sich proaktiv mit den rechtlichen Rahmenbedingungen und den erforderlichen Datenanforderungen auseinandersetzen, um den Prüfungsprozess effizient und compliant zu gestalten. Die richtige Vorbereitung kann dabei helfen, mögliche Probleme und Verzögerungen zu vermeiden und die Zusammenarbeit mit der Finanzverwaltung zu optimieren.