Skalieren ohne Burnout: Wie Automatisierung Kanzleien hilft, wachsende Anforderungen zu bewältigen

Wachstum ist eine gute Nachricht für eine Wirtschaftsprüfungsgesellschaft – mehr Mandanten, mehr Prüfungsaufträge, mehr Umsatz. Doch wenn die Prüfungsakten umfangreicher werden und die Fristen unverändert bleiben, kann Wachstum schnell zur Belastung werden.

Kanzleien reagieren oft gleich: Sie beanspruchen das bestehende Personal stärker oder stellen mehr Berufseinsteiger ein. Keine der beiden Lösungen ist nachhaltig. Überlastete Teams drohen auszubrennen, und zusätzliche Mitarbeiter erhöhen nur die Kosten, nicht aber die Effizienz.

Die eigentliche Frage lautet: Wie können Kanzleien wachsen, ohne ihre Mitarbeiter zu überfordern?

Vorausschauende Kanzleien finden die Antwort in KI-gestützter Automatisierung.

Warum Wachstum zu Engpässen führt

Prüfungsaufwände wachsen nicht nur im Umfang, sondern auch in der Komplexität:

• Mehr Mandanten bedeuten mehr Transaktionsprüfungen, Abstimmungen und zu verifizierende Daten.
• Mehr Dokumente bedeuten mehr Zeit für das Extrahieren, Aufbereiten und Validieren von Prüfungsnachweisen.
• Mehr Prüfungsdruck bedeutet mehr Anforderungen an konsistente und nachvollziehbare Dokumentation.

Ohne intelligentere Arbeitsweisen vergrößert Wachstum die Schwachstellen bestehender Prüfungsprozesse.

Die Herausforderung bei Auditeo

Die in Sydney ansässige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Auditeo kennt dieses Problem nur zu gut. Gegründet 2020, baute die Boutique-Kanzlei schnell einen Mandantenstamm mit Umsätzen von 10 bis 500 Millionen Dollar auf. Doch der Erfolg brachte auch wachsende Herausforderungen mit sich.

Insbesondere die Transaktionsprüfung verlangsamte die Abläufe. Berufseinsteiger mussten Rechnungsdetails manuell in Excel übertragen und anschließend mit den Mandantendaten abgleichen. Der Prozess war zeitaufwendig und fehleranfällig, was zu Verzögerungen und Nacharbeiten führte.

Wie Gründer Didarul Khan erklärte:

„Die Transaktionsprüfung war manuell sehr aufwendig. Berufseinsteiger übertrugen Daten von Rechnungen in Arbeitspapiere, und Fehler führten zu Verzögerungen und Nacharbeiten. Wir brauchten eine kosteneffiziente Lösung, um Zeit zu sparen und die Genauigkeit zu verbessern.“

Wie Extractly die Situation veränderte

Auditeo setzte Caseware Extractly ein, um die Transaktionsprüfung zu automatisieren – und das veränderte ihre Arbeitsweise grundlegend.

Mit Extractly konnten sie:

• Unstrukturierte PDFs und gescannte Dokumente in strukturierte, Excel-kompatible Daten umwandeln
• Rechnungen, Beträge und Lieferantennamen automatisch mit Mandantendaten abgleichen
• Die Zeit für die Transaktionsprüfung um mehr als 50 % reduzieren

Extractly verschaffte Auditeo etwas, das jede wachsende Kanzlei sucht: die Fähigkeit, mehr zu bewältigen, ohne das Team zu überlasten.

Die menschliche Seite des Skalierens

Die Vorteile waren nicht nur operativ, sondern auch kulturell spürbar.

Durch die Automatisierung repetitiver Tätigkeiten konnten die Berufseinsteiger sich auf höherwertige Aufgaben wie Risikobewertungen und Bilanzanalysen konzentrieren. Dieser Wandel steigerte die Motivation und bot den Mitarbeitern wertvollere Lernmöglichkeiten.

Wie Khan berichtete:

„Wir haben die Stundenzettel vor und nach dem Einsatz von Extractly verglichen – der Unterschied war dramatisch. Es hat uns pro Prüfungsauftrag Stunden gespart.“

Er betonte auch, dass die größte Hürde nicht die Technologie sei, sondern die Einstellung der Menschen:

„Die größte Herausforderung ist nicht die Technologie, sondern die Akzeptanz durch die Mitarbeiter.“

Warum Automatisierung der klügere Weg zum Wachstum ist

Auditeos Geschichte spiegelt einen breiteren Trend wider. Kanzleien jeder Größe erkennen, dass Wachstum nicht Burnout oder ständiges Einstellen bedeuten muss. Automatisierung ermöglicht es ihnen:

• Kapazitäten zu erweitern, ohne die Mitarbeiterzahl zu erhöhen – mehr Mandate ohne Überlastung des Teams.
• Qualität unter Druck zu sichern – konsistente Kontrollen reduzieren das Risiko von Fehlern.
• Mitarbeiterbindung zu verbessern – repetitive Dateneingabe wird durch anspruchsvollere, wertschöpfende Tätigkeiten ersetzt.
• Mandantenbeziehungen zu stärken – schnellere und genauere Ergebnisse schaffen Vertrauen und Loyalität.

Skalieren nach Ihren Bedingungen

Kanzleien können das Tempo der Mandantenanforderungen nicht verlangsamen, aber sie können steuern, wie sie darauf reagieren. Durch die Integration von Automatisierung in zentrale Prüfungsabläufe wie die Substantive Testing können sie wachsen, ohne Qualität oder Mitarbeiterzufriedenheit zu gefährden.

Auditeos Erfahrung zeigt, was möglich ist: Prüfungszeiten halbiert, Genauigkeit verbessert und Mitarbeiter, die sich auf höherwertige Aufgaben konzentrieren können. Erfahren Sie, wie Sie Ihr Testing mit Caseware Extractly optimieren können.