Strukturierte Datenanforderung im Rahmen der Jahresabschlussprüfung: Optimierung der PBC Liste

Die Jahresabschlussprüfung stellt Wirtschaftsprüfer vor vielfältige Herausforderungen, insbesondere wenn es um die Anforderung geeigneter Unterlagen bei den Mandanten geht. Im Rahmen des Prepared by Client (PBC)-Prozesses spielt die PBC Liste eine zentrale Rolle. In diesem Artikel beleuchten wir die typischen Hindernisse beim PBC-Prozess und präsentieren effiziente Lösungsansätze zur Optimierung Ihrer PBC Liste.

Die Herausforderungen bei der Erstellung einer PBC Liste 

Die Erstellung einer PBC Liste wird häufig von verschiedenen Fragen und Schwierigkeiten begleitet: 

Welche Daten sollen angefordert werden? Eine der größten Herausforderungen ist die Identifikation der benötigten Dokumente. Häufig fehlt es an klaren Richtlinien, welche Unterlagen auf der PBC Liste stehen sollten. 

Auf welchem Weg werden sie angefordert? Traditionelle Methoden, wie die Kommunikation per E-Mail und die manuelle Erstellung der PBC Liste in Programmen wie Microsoft Excel oder Word, sind ineffizient und anfällig für Fehler. 

Wie behalte ich den Überblick über die PBC Liste? Bei der Vielzahl an Anforderungen und erhaltenen Unterlagen kann es schwierig sein, den Überblick zu behalten. Eine klare Struktur der PBC Liste ist entscheidend. 

Wo werden die Daten abgelegt, sodass jeder Zugriff hat? Ein zentraler Ablageort für alle relevanten Dokumente ist unerlässlich, um sicherzustellen, dass das gesamte Prüfungsteam jederzeit auf die PBC Liste und die zugehörigen Unterlagen zugreifen kann.

Diese Herausforderungen treten oft während der intensiven Vorbereitungen zur Prüfung auf, was zusätzliche Stressfaktoren mit sich bringt. 

Vorgefertigte PBC Listen: Ein Schritt zur Effizienz 

Um den Aufwand bei der Erstellung der PBC Liste zu minimieren, sollten wir gezielt an den oben genannten Fragestellungen arbeiten. Hier sind einige Lösungsansätze: 

• Welche Daten sollen angefordert werden? Die Verwendung vordefinierter, prüffeldbezogener Vorschläge kann die Erstellung der PBC Liste enorm vereinfachen. Diese Vorschläge lassen sich leicht an die spezifischen Bedürfnisse des Mandanten anpassen. 
• Auf welchem Weg werden sie angefordert? Mithilfe einer Cloud-Lösung können Daten effizient und sicher zwischen Wirtschaftsprüfer und Mandant ausgetauscht werden. So verringert sich der Aufwand für die Abwicklung der PBC Liste erheblich, und Fehlerquellen werden minimiert. 
• Wie behalte ich den Überblick? Eine benutzerfreundliche und übersichtliche Oberfläche hilft, den Überblick über bereits erhaltene und noch benötigte Unterlagen auf der PBC Liste zu behalten. Eine automatisierte Zuordnung zwischen Anforderungen und erhaltenen Dokumenten sorgt für zusätzliche Klarheit. 
• Wo werden die Daten abgelegt? Ein zentraler Ablageort in der Cloud gewährleistet, dass das gesamte Prüfungsteam jederzeit Zugriff auf die PBC Liste und alle zugehörigen Unterlagen hat. Dies vereinfacht die Zusammenarbeit und verbessert die Effizienz. 

Eine App für den gesamten PBC-Prozess 

Um die genannten Schwierigkeiten, die mit der PBC Liste verbunden sind, zu überwinden, hat Caseware die Caseware Cloud App AuditPBC/AuditPBC+ entwickelt. Diese App unterstützt die einfache Erstellung und Verwaltung einer PBC Liste und fördert eine strukturierte Datenanforderung bei Mandanten. Darüber hinaus hilft sie bei der Organisation der Dokumente, sodass alle Schritte im PBC-Prozess effizient abgedeckt werden.