Stunden in Minuten verwandeln: KI-gestützte inhaltliche Prüfung mit Caseware Extractly

Wirtschaftsprüfer haben ihren Beruf nicht gewählt, um stundenlang Zahlen aus PDF-Dateien abzutippen. Doch genau dafür wird ein Großteil der Prüfungszeit aufgewendet – das Durchforsten von Rechnungen, Kontoauszügen und Behördenformularen, um diese manuell mit den Kundendaten abzugleichen.

Die Kosten sind hoch. Arbeiten, die nur wenige Minuten dauern sollten, ziehen sich über Stunden hin, was das Risiko von Übertragungsfehlern erhöht, die Moral des Teams beeinträchtigt und weniger Zeit für Analysen oder Kundengespräche lässt. Für Unternehmen, die bereits mit Personalmangel und steigenden Kundenerwartungen zu kämpfen haben, sind manuelle Prüfungen zu einem der größten Engpässe im Prüfungsprozess geworden.

Einige Unternehmen beweisen jedoch, dass es auch anders gehen kann.

Warum manuelle Prüfungen Unternehmen behindern

Traditionelle substanzielle Prüfungen kosten wertvolle Zeit, da Nachweise selten in für Wirtschaftsprüfer geeigneten Formaten vorliegen.
Stattdessen sind sie versteckt in:

PDFs und gescannten Bildern, die sich nicht ohne Weiteres in Excel übertragen lassen
Unübersichtlichen Layouts mit inkonsistenten Spalten oder Formaten
in Bulk-Uploads von Dokumenten wie monatliche Subventionsabrechnungen oder Transaktionslisten, die sich über Dutzende von Seiten erstrecken

Für Unternehmen, die unter Termindruck stehen, verschärfen sich diese Herausforderungen noch. Die Teams verbringen mehr Zeit mit der Bereinigung und Überprüfung von Daten als mit deren tatsächlicher Auswertung. Die Folge sind Verzögerungen, Überstunden und eine geringere Kapazität für höherwertige Arbeiten.

Der Durchbruch von Synectic: Von Stunden zu Minuten

Synectic Accountants & Advisors, ein Full-Service-Unternehmen in Australien, stand genau vor dieser Herausforderung. Bei Audits im Bereich Altenpflege erhalten Kunden standardisierte monatliche staatliche Subventionsabrechnungen. Die Prüfer mussten die Zahlen aus 12 separaten Abrechnungen manuell in ihre Arbeitsunterlagen übertragen, sie mit den Kundenunterlagen abgleichen und die Summen abstimmen.

Ben Coull, Direktor bei Synectic, erinnert sich:

„Wir gingen 12 Monatsabrechnungen durch, kopierten die Zahlen, überprüften sie und glichen sie mit den Unterlagen des Kunden ab. Das ist ein gutes, substanzielles Prüfungsverfahren, aber unglaublich zeitaufwändig.“

Durch die Einführung von Caseware Extractly hat Synectic den Prozess automatisiert:

Massen-Upload – ganze Satzungen werden auf einmal verarbeitet
Vorlagengesteuerte Extraktion – einheitliche Formatierung für wiederkehrende Layouts
Automatischer Abgleich – Summen und Details werden sofort mit den Kundendaten abgeglichen
Interaktive Überprüfung – Navigation zwischen extrahierten Daten und Quelldokumenten mit einem Klick

Das Ergebnis war transformativ.

„Was früher zwei oder drei Stunden gedauert hätte, bei unseren größeren Kunden wahrscheinlich sogar noch länger, ist jetzt in wenigen Minuten erledigt“, so Coull.

Synectic bearbeitet nun mehrere Kunden aus dem Bereich Altenpflege, darunter auch solche mit mehreren Einrichtungen, mit Extractly. Das Unternehmen hat seine Testkapazitäten ohne zusätzliches Personal erweitert und gleichzeitig die Genauigkeit verbessert.

Die Ergebnisse von Auditeo: Verkürzung der Testzeit um 50 %

Die in Sydney ansässige Wirtschaftsprüfungsgesellschaft Auditeo stand vor ähnlichen Problemen. Die Transaktionsprüfung war eine mühsame manuelle Arbeit, bei der Nachwuchskräfte Daten aus Rechnungen und Belegen in Excel übertragen mussten. Fehler verlangsamten die Überprüfungen und ließen erfahrene Wirtschaftsprüfer an der Zuverlässigkeit der Arbeit zweifeln.

Gründer Didarul Khan wandte sich an Extractly und sah sofortige Auswirkungen:

„Wir haben die Arbeitszeiterfassungen vor und nach der Nutzung von Extractly verglichen und der Unterschied war dramatisch. Wir haben pro Auftrag mehrere Stunden eingespart.“

Auditeo konnte die Zeit für die Transaktionsprüfung um mehr als 50 % reduzieren. Anstatt dass Nachwuchskräfte Stunden mit der Dateneingabe verbringen, konzentrieren sie sich nun auf höherwertige Aufgaben wie Risikobewertung und Bilanzanalyse.

Die größeren Vorteile für Unternehmen

Die Zeitersparnis ist nur ein Teil der Geschichte. Durch den Wegfall der manuellen Bearbeitung von Nachweisen profitieren Unternehmen außerdem von folgenden Vorteilen:

Zuverlässigkeit – Durch die Automatisierung werden menschliche Fehler reduziert, sodass die Wirtschaftsprüfer mehr Vertrauen in ihre Ergebnisse haben.
Skalierbarkeit – Unternehmen können größere oder komplexere Kunden übernehmen, ohne deutlich mehr Personal einstellen zu müssen.
Bessere Mitarbeitererfahrung – Nachwuchskräfte verbringen weniger Zeit mit Routinearbeiten und haben mehr Zeit, ihre beruflichen Fähigkeiten weiterzuentwickeln.
Besserer Kundenservice – Schnellere Bearbeitungszeiten und weniger Fehler stärken die Kundenbeziehungen.

Vom Engpass zum Vorteil

Substanzielle Tests müssen kein Engpass sein, der Unternehmen zurückhält. Mit Extractly können sie zu einem Wettbewerbsvorteil werden, indem sie stundenlange manuelle Arbeit in wenige Minuten automatisierter, zuverlässiger Tests verwandeln.

Für Synectic war der Gewinn die Skalierbarkeit. Für Auditeo war es die Halbierung der Testzeit. Für beide war es der Beweis, dass es bei der Automatisierung nicht darum geht, Abstriche zu machen. Es geht darum, die Standards zu erhöhen und gleichzeitig den Mitarbeitern die Möglichkeit zu geben, sich auf höherwertige Aufgaben zu konzentrieren.

Wenn Ihre Teams immer noch Stunden mit PDFs und manueller Neueingabe verlieren, ist es jetzt an der Zeit, das zu ändern. Entdecken Sie, wie Sie Ihre substanziellen Tests mit Caseware Extractly transformieren können.