Welche Zugriffsarten hat der Betriebsprüfer im Rahmen einer digitalen Betriebsprüfung?

Im Rahmen der digitalen Betriebsprüfung erhält der Prüfer ein Zugriffsrecht auf die Daten des Steuerpflichtigen. Dabei wird zwischen den drei Zugriffsarten Z1, Z2 und Z3 unterschieden. Welche Art(en) des Zugriffs der Betriebsprüfer wählt, bleibt ihm überlassen – daher müssen Sie sich auf alle drei Fälle vorbereiten.

Z1: Unmittelbarer Datenzugriff

Der unmittelbare Datenzugriff beinhaltet den Nur-Lesezugriff auf Datenverarbeitungssysteme (DV-System) zur Prüfung der Buchhaltungsdaten, Stammdaten und Verknüpfungen (beispielsweise zwischen den Tabellen einer relationalen Datenbank). Darunter fällt auch die Nutzung vorhandener Auswertungsprogramme des betrieblichen DV-Systems zwecks Filterung und Sortierung der steuerlich relevanten Daten.

In der Praxis ist dem Prüfer ein normaler „Buchhaltungsarbeitsplatz“ mit Zugriff auf sämtliche Systeme, in denen steuerrelevante Daten verwaltet werden, zur Verfügung zu stellen. Es ist dann in Ihrem eigenen Interesse, die Zugriffsmöglichkeiten des Prüfers auf einen Nur-Lesezugriff zu beschränken und den Zugriff auf nicht steuerrelevante Daten zu unterbinden.

Z2: Mittelbarer Datenzugriff

Beim mittelbaren Datenzugriff müssen die steuerlich relevanten Daten entsprechend den Vorgaben des Prüfers vom Unternehmen oder einem beauftragten Dritten maschinell ausgewertet werden, um anschließend einen Nur-Lesezugriff durchführen zu können. Verlangt werden darf aber nur eine maschinelle Auswertung mit den im DV-System vorhandenen Auswertungsmöglichkeiten. Die Kosten der maschinellen Auswertung haben Sie bzw. das Unternehmen zu tragen. Darüber hinaus sind Sie zur Unterstützung des Prüfers durch mit dem DV-System vertraute Personen verpflichtet.

Z3: Datenträgerüberlassung

Bei der Datenträgerüberlassung sind der Finanzbehörde mit den gespeicherten Unterlagen und Aufzeichnungen alle zur Auswertung der Daten notwendigen Informationen (z. B. über die Dateistruktur, die Datenfelder sowie interne und externe Verknüpfungen) in maschinell auswertbarer Form zur Verfügung zu stellen. Dies gilt auch in den Fällen, in denen sich die Daten bei Dritten befinden. Als Datenträger kommen insbesondere DVDs in Betracht. Die Finanzverwaltung empfiehlt, die Daten im sogenannten Beschreibungsstandard zur Verfügung zu stellen, dies ist aber nicht verpflichtend. Für SAP®-Systeme hat die Finanzverwaltung 2015 ein Modell zur Z3-Datenanforderung bundeseinheitlich abgestimmt. Damit haben Unternehmen die Möglichkeit, sich besser auf die Betriebsprüfung vorzubereiten

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Welche Zugriffsarten hat der Betriebsprüfer im Rahmen einer digitalen Betriebsprüfung?

Z1: Unmittelbarer Datenzugriff

Z2: Mittelbarer Datenzugriff

Z3: Datenträgerüberlassung

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