5 bewährte Strategien bei Einführung neuer Prüfungstechnologien

Als Tricia Katebini, Partnerin bei GRF CPAs & Advisors, mit der Einführung einer neuen cloudbasierten Prüfungsplattform begann, traf sie eine bewusste Entscheidung: Sie holte eine bekannte Skeptikerin ins Implementierungsteam. 

 „Ich habe jemanden ausgewählt, von dem ich wusste, dass sie Veränderungen skeptisch gegenübersteht – heute ist sie eine meiner größten Fürsprecherinnen“, berichtete Tricia auf der CwX-Konferenz in Toronto im Mai 2025. 

Statt Zweifel zu ignorieren, bezog sie die Skeptikerin aktiv ein. So konnten echte Bedenken frühzeitig angesprochen, die Emotionen der Mitarbeitenden ernst genommen und Unsicherheiten in Eigenverantwortung verwandelt werden. Denn wer sich eingebunden fühlt, engagiert sich auch stärker. 

Technologieeinführung beginnt beim Menschen

Oft liegt der Fokus auf technischen Details: Funktionen der Plattform, Zeitpläne, Compliance. Doch der Schlüssel zum Erfolg sind die Menschen im Team. Mitarbeitende müssen sich nicht nur an neue Tools gewöhnen, sondern auch an veränderte Arbeitsweisen, Zusammenarbeit und ihre Rolle im Unternehmen.  Unternehmen wie GRF und Baker Tilly International zeigen, dass technologische Veränderungen dann nachhaltig gelingen, wenn sie mit Einfühlungsvermögen und Unterstützung begleitet werden. 

1. Skeptiker von Anfang an einbinden

Oft entstehen Umstellungspläne vor allem aus Sicht der Early Adopters. Doch echte Akzeptanz erreichen Sie nur, wenn Sie auch diejenigen einbeziehen, die noch zögern. Indem Sie Skeptiker aktiv beteiligen, nehmen Sie deren Bedenken ernst und zeigen, dass ihre Meinung zählt. Das schafft Vertrauen und ermöglicht eine durchdachte Umsetzung. Bei GRF wurde aus einer Skeptikerin eine starke Fürsprecherin, die anderen half, ihre Unsicherheit in Vertrauen umzuwandeln.
Skeptiker zu stärken verwandelt Zweifel in Dialog und baut langfristiges Vertrauen auf. 

2. Ehrliche Erwartungen kommunizieren und flexibel bleiben

Veränderungen sind oft herausfordernd – auch wenn sie Chancen bieten. Mitarbeitende wünschen sich vor allem Klarheit und realistische Einschätzungen. Katebini war von Anfang an transparent: „Im ersten Jahr werden wir vielleicht mehr Zeit für unsere Prüfungen brauchen. Aber lasst uns gemeinsam überlegen, wie die Folgejahre aussehen.“ Diese Offenheit half dem Team, kurzfristige Herausforderungen als Teil einer langfristigen Erfolgsgeschichte zu sehen. 

Andrew Paul von Baker Tilly ergänzt: „Akzeptieren Sie, dass Zeitpläne sich ändern können.“ Sein Team pausierte die Einführung, um den neuen KI-Assistenten AiDA von Caseware zu integrieren – denn die beste Unterstützung der Mitarbeitenden stehe im Vordergrund und daher müsse man offen sein, für neue Möglichkeiten.  
Empathische Kommunikation und Flexibilität schaffen Sicherheit und Vertrauen. 

3. Schrittweise einführen und Vertrauen aufbauen

Ein stufenweiser Rollout ist mehr als eine taktische Entscheidung: Er reduziert Druck, ermöglicht Feedback und gibt Zeit, Fähigkeiten zu entwickeln. GRF plante zunächst ein fixes Startdatum, verschob es aber nach Pilotversuchen zugunsten eines langsameren Tempos. So konnten erste Erfolge gefeiert und Mitarbeitende in ihrem eigenen Rhythmus begleitet werden. 
Vertrauen wächst durch Übung. Schrittweise Einführung gibt Raum zum Lernen. 

4. Gegenseitige Unterstützung und gemeinsames Lernen fördern

Formale Schulungen sind wichtig, doch der größte Lernfortschritt entsteht oft im Miteinander. 
Bei GRF und Baker Tilly halfen jüngere Mitarbeitende ihren erfahreneren Kolleginnen und Kollegen beim Umgang mit neuen Tools. Im Gegenzug teilten erfahrene Prüfer ihr Fachwissen und ihre Methodik – so entstand eine lebendige Lernkultur. Offene Sprechstunden bei GRF ermöglichten Fragen ohne Bewertung und reduzierten Stress. 
Lernen geschieht am besten gemeinsam. Fördern Sie Austausch und Neugier. 

5. Kleine Erfolge feiern und kontinuierliche Fortschritte unterstützen

Veränderung ist ein Prozess, kein Sprint. Das Anerkennen kleiner Meilensteine hält die Motivation hoch und zeigt, dass jeder Schritt zählt. Ob der Abschluss eines ersten Prüfungsauftrags auf der neuen Plattform oder die Unterstützung einer Kollegin oder eines Kollegens – jede Leistung verdient Wertschätzung. 
Andrew Paul hebt hervor: „Regelmäßiger Austausch mit dem Anbieter zeigt uns, dass wir als Kunde geschätzt werden.“ Wenn Mitarbeitende wissen, dass sie intern und extern unterstützt werden, sind sie offener für Veränderungen. 
Anerkennung stärkt die Resilienz. Feiern Sie den Einsatz, nicht nur das Ergebnis.