Effektives Tax Compliance Management: Schlüssel zur steuerlichen Sicherheit und unternehmerischen Integrität

Tax Compliance Management: Wichtige Aspekte für Unternehmen 

Geschäftsführer und Vorstände sind gemäß den Steuergesetzen direkt für die Erfüllung der steuerlichen Pflichten ihres Unternehmens verantwortlich. Um eine möglichst hohe Tax Compliance zu erreichen, sind Maßnahmen sowohl im Bereich der Aufbauorganisation, hinsichtlich der Zuständigkeiten, als auch in der Ablauforganisation, bezüglich der Unternehmensprozesse, erforderlich. Eine effektive IT-Unterstützung und ein kontinuierliches Monitoring sind ebenfalls unerlässlich. 

Entscheidungsfindung im Tax Compliance Management 

Die Verantwortlichen im Unternehmen müssen über die Reichweite und Intensität des Tax Compliance Managements entscheiden. Hierbei sind verschiedene Faktoren zu berücksichtigen: die Unternehmensgröße, die Komplexität der Geschäftsprozesse, die Risikobereitschaft sowie der Aufwand für die Implementierung von Compliance-Maßnahmen. All diese Aspekte tragen dazu bei, ein passgenaues Compliance-Management-Framework zu entwickeln. 

Aufgaben und Rahmenbedingungen des Tax Compliance Managements 

Eine der zentralen Fragestellungen in der Praxis besteht häufig darin, wer im Unternehmen für das Tax Compliance Management zuständig ist. Während sich die Geschäftsleitung nicht vollständig von ihrer gesetzlichen Verantwortung entziehen kann, besteht die Möglichkeit, Aufgaben an geeignete Personen, wie etwa den Leiter der Steuerabteilung, zu delegieren. Dies sollte jedoch immer mit entsprechenden Kontrollmechanismen verbunden sein, um das persönliche Risiko der Geschäftsleitung im Falle von Aufsichtspflichtverletzungen zu minimieren (§ 130 OWiG). 

Des Weiteren ist die systematische Erfassung und Beschreibung aller steuerlich relevanten Unternehmensprozesse von entscheidender Bedeutung. Dabei sollten sowohl die Kernprozesse, wie Beschaffung und Vertrieb, als auch sekundäre Prozesse, wie Buchführung, Jahresabschluss und Steuererklärungen, beleuchtet werden. Eine gut definierte Kontrollumgebung ist ebenfalls eine Grundvoraussetzung für ein effektives Tax Compliance Management. Ein bewusster Umgang mit steuerlichen Risiken ist essenziell, nicht nur für die Mitarbeiter der Steuerabteilung, sondern für alle, die mit steuerrelevanten Entscheidungen betraut sind. 

Zentrale Aufgaben des Tax Compliance Managements 

Das Tax Compliance Management umfasst zwei Hauptaufgaben: 

• Identifizierung und Beurteilung steuerlicher Risiken 
• Implementierung von Kontrollmechanismen als Reaktion auf diese Risiken 

Kontrollen können präventiv oder detektiv, prozessintegriert oder nachgelagert sein. Zudem ist es wichtig, zwischen IT-gestützten und nicht IT-gestützten Kontrollen zu differenzieren. Zu Dokumentationszwecken sollten alle Maßnahmen im Rahmen des Tax Compliance Managements nachvollziehbar festgehalten werden, was zusammen mit der Dokumentation steuerrelevanter Prozesse und des ERP-Systems die sogenannte Verfahrensdokumentation bildet. 

Tax Compliance Management in der praktischen Umsetzung 

In der Praxis wird häufig festgestellt, dass bestehende Organisationsstrukturen im Bereich Tax Compliance nicht ausreichend sind, oft aufgrund unzureichender Verfahrensdokumentation, die den aktuellen Anforderungen der Finanzverwaltung nicht mehr gerecht wird. Zwar gibt es keine gesetzlich festgelegten Mindeststandards für das Tax Compliance Management – abgesehen von speziellen Vorschriften für bargeldintensive Betriebe –, jedoch bilden die Anforderungen aus den Grundsätzen ordnungsgemäßer Buchführung (GoBD) in Bezug auf Kontrolle und Dokumentation den Mindestanspruch für ein effektives Compliance-Management. 

Angesichts der mit fehlerhaften Steuererklärungen verbundenen Risiken, wie sie in § 153 der Abgabenordnung beschrieben sind, stellt sich die Frage, ob es sinnvoll wäre, ein formales Tax Compliance Management-System zu implementieren, das über die Anforderungen der GoBD hinausgeht. 

Zur Implementierung eines effektiven Tax Compliance Managements kann es zudem ratsam sein, zunächst eine Bestandsaufnahme der bestehenden Maßnahmen im Unternehmen vorzunehmen und schrittweise die empfohlenen Kontrollen, wie sie in den GoBD umrissen sind, einzuführen. Darüber hinaus könnte ein offener Dialog mit der Finanzverwaltung während der ersten Betriebsprüfungen eine wertvolle Gelegenheit bieten, um eine gemeinsame Beurteilung der eingeleiteten Compliance-Maßnahmen zu erzielen. 

Fazit 

Tax Compliance Management ist ein komplexer, jedoch unerlässlicher Prozess, der in der heutigen Geschäftswelt nicht ignoriert werden kann. Eine vorausschauende Planung und die Implementierung geeigneter Maßnahmen helfen Unternehmen dabei, steuerliche Risiken zu minimieren und die gesetzlichen Anforderungen effizient zu erfüllen.