Steuerliche Kontrollen und Buchführungsüberwachung gemäß GoBD: Wichtige Aspekte für Unternehmen

Mit dem BMF-Schreiben vom 14. November 2014 wurden die Grundsätze zur ordnungsgemäßen Buchführung in digitaler Form, besser bekannt als GoBD, festgelegt. Diese Richtlinien geben umfassende Anweisungen zur Verbuchung von Geschäftsvorfällen, beginnend mit der Entstehung eines Belegs bis hin zur endgültigen, unveränderbaren Verarbeitung im ERP-System. Ein zentraler Fokus liegt auf der Notwendigkeit eines Internen Kontrollsystems und einer strukturierten Verfahrensdokumentation. 

Obwohl die GoBD keine gesetzliche Bindung haben, sollten Sie als verantwortungsvoller Kaufmann deren Vorgaben in Ihr Tax Compliance-Programm integrieren. In diesem Artikel beleuchten wir die wesentlichen Punkte, die Sie bei steuerlichen Kontrollen und der Überwachung Ihrer Buchführung gemäß GoBD beachten sollten. 

Definierte Kontrollen im Rahmen der GoBD 

Die GoBD erwähnen an verschiedenen Stellen, etwa in den Randziffern 40 und 100, spezifische Kontrollen. Es ist jedoch entscheidend zu verstehen, dass diese Beispiele nicht abschließend sind. Sie dienen vielmehr als nützliche Orientierungshilfe, um Mindestanforderungen an die Kontrolle und Überwachung einer IT-gestützten Buchführung abzuleiten. 

In Kapitel 3 der GoBD werden allgemeine Anforderungen an die Buchführung formuliert. Dazu gehört die „vollständige Erfassung der Geschäftsvorfälle“. Die damit verbundenen Ordnungsmäßigkeitsanforderungen sind so grundlegend, dass das Risiko eines Verstoßes gegen diesen Grundsatz als Standardrisiko jeder Buchführung betrachtet werden kann. Sie sollten geeignete Maßnahmen ergreifen, um diesem Risiko im Rahmen Ihres Tax Compliance Managements zu begegnen. Empfehlenswert sind die in Randziffer 40 konkret genannten Kontrollen, wie etwa die Lückenanalyse und die Mehrfachbelegungsanalyse bei Belegnummern. Falls diese Kontrollen nicht bereits als präventive Maßnahmen in Ihrem ERP-System implementiert sind, kann eine nachgelagerte Durchführung als detektive Kontrolle sinnvoll sein. Hierbei bietet sich die Nutzung automatisierter Datenanalysen als effiziente Lösung an. 

Weitere empfohlene Kontrollen 

Zusätzlich zu den genannten Kontrollen umfassen die GoBD eine Vielzahl weiterer empfohlener Maßnahmen, darunter: 

• Plausibilitätskontrollen 
• Automatisierte Vergabe von Datensatznummern 
• Kontrollen der Zugangs- und Zugriffsberechtigungen 
• Funktionstrennungen 
• Abstimmungskontrollen 

Selbst wenn die GoBD keine spezifischen Kontrollen vorschreiben, sondern nur allgemeine Anforderungen an die Buchhaltung formulieren – wie die zeitgerechte Buchung (Randziffer 45) oder die besonderen umsatzsteuerlichen Aufzeichnungspflichten (§ 22 UStG) – können Sie aus diesen Vorgaben ebenfalls Standardrisiken der Buchführung und die entsprechenden Kontrollen ableiten. 

Risikomanagement gemäß GoBD 

Die steuerlichen Kontrollen sollten nicht nur die Standardrisiken, die sich aus den GoBD ergeben, abdecken. Vielmehr ist es wichtig, spezifische Risiken, die aus der Geschäftstätigkeit Ihres Unternehmens resultieren, zu identifizieren und zu adressieren. Sind Sie beispielsweise in einem bargeldintensiven Bereich tätig, könnte das Management von Kassenrisiken im Vordergrund stehen. Bei international agierenden Unternehmen können spezielle Risiken bei der Verwendung von Umsatzsteuer-Identifikationsnummern relevant sein. Zudem dürfen andere Steuerarten, wie die Lohnsteuer, nicht außer Acht gelassen werden. 

In vielerlei Hinsicht können detektive Kontrollen mithilfe externer Datenanalysetools, wie etwa der IDEA App GoBD, kostengünstiger und effektiver sein als die Implementierung prozessintegrierter Kontrollen im ERP-System. 

Dokumentation der Kontrollen 

Um die Anforderungen des § 146 AO zu erfüllen, ist es unerlässlich, die Einrichtung und Ausübung Ihrer Kontrollen zu dokumentieren (GoBD Randziffer 100). Diese Dokumentation sollte zusammen mit der Aufzeichnung steuerrelevanter Prozesse und der Systemdokumentation Ihres ERP-Systems die sogenannte Verfahrensdokumentation bilden (siehe GoBD Randziffer 151 ff.). 

Fazit 

Die Einhaltung der GoBD stellt für Unternehmen nicht nur eine gesetzliche Vorgabe dar, sondern auch ein wichtiges Element effektiven Risikomanagements und verantwortungsvoller Unternehmensführung. Durch die Implementierung spezifischer Kontrollen, die Dokumentation relevanter Prozesse und die Nutzung automatisierter Analysetools können Sie sicherstellen, dass Ihre Buchführung sowohl ordnungsgemäß als auch überprüfbar ist. Dies schützt nicht nur gegen mögliche steuerliche Risiken, sondern verbessert auch die Transparenz und Nachvollziehbarkeit Ihrer Finanzdaten. Das proaktive Management dieser Aspekte wird letztlich dazu beitragen, das Vertrauen Ihrer Geschäftspartner und der Finanzbehörden zu wahren und die Integrität Ihres Unternehmens zu fördern.