Tax Compliance Management: Wichtige Aspekte bei der Einrichtung eines Systems

In der heutigen Geschäftswelt ist ein effektives Tax Compliance Management-System (Tax CMS) unverzichtbar für Unternehmen, die ihre steuerlichen Verpflichtungen erfüllen und potenziellen rechtlichen Problemen vorbeugen möchten. Ein Tax CMS umfasst alle Grundsätze und Maßnahmen eines Unternehmens, die darauf abzielen, steuerliche Pflichten erfolgreich zu erfüllen und Verstöße gegen die Steuergesetze zu vermeiden. Dabei ist es wichtig, nicht nur die geltenden Steuergesetze zu berücksichtigen, sondern auch interne Richtlinien, wie die Grundsätze ordnungsmäßiger Buchführung (GoBD), in die Planung und Umsetzung des Systems einzubeziehen.

Die Bedeutung eines Tax Compliance Management-Systems

Ein angemessen ausgestaltetes Tax CMS schützt Ihr Unternehmen vor den Vorwürfen der Leichtfertigkeit oder des Vorsatzes, wie im AEAO zu § 153 Tz. 2.6 erläutert. Es kann zudem exkulpierend gegen den Vorwurf der Aufsichtspflichtverletzung im Sinne des § 130 OWiG wirken. Ein strukturiertes Tax CMS geht über die von den GoBD geforderten Maßnahmen zur ordnungsmäßigen Buchführung und Datenzugänglichkeit hinaus und umfasst ein umfassendes Überwachungssystem, das regelmäßig auf die Einhaltung steuerlicher Vorschriften prüft.

Worauf Sie bei der Einrichtung eines Tax Compliance Management-Systems achten sollten

Gesetzliche Anforderungen und Empfehlungen

Obwohl es keine spezifischen gesetzlichen Vorschriften für die Ausgestaltung eines Tax CMS gibt, können internationale Standards und die Empfehlung des Instituts der Wirtschaftsprüfer (IDW) als Grundlage dienen. Im IDW Praxishinweis 1/2006 werden wesentliche Elemente eines effektiven Tax Compliance Management-Systems zusammengestellt, die auch in Ihre Planung einfließen sollten:

Compliance-Kultur: Schaffen Sie ein Bewusstsein für die Bedeutung der steuerlichen Compliance innerhalb Ihres Unternehmens.
Compliance-Ziele: Definieren Sie klare Zielvorgaben zur Erreichung der steuerlichen Compliance.
Compliance-Risiken: Identifizieren und bewerten Sie steuerliche Risiken proaktiv.
Compliance-Programm: Entwickeln Sie konkrete Maßnahmen zur Risikominimierung und zur Erfüllung steuerlicher Pflichten.
Compliance-Organisation: Benennen Sie Verantwortliche und schaffen Sie eine klare Organisationstruktur.
Compliance-Kommunikation: Sorgen Sie für einen ständigen Austausch und Informationen über steuerliche Anforderungen.
Compliance-Überwachung und Verbesserung: Implementieren Sie Mechanismen zur regelmäßigen Überprüfung und Optimierung Ihres CMS.

Praktische Umsetzung

In der Praxis umfasst ein Tax CMS detaillierte Richtlinien, Arbeitsanweisungen und Berichtspflichten, die darauf abzielen, steuerliche Verpflichtungen zu erfüllen und Verstöße zu vermeiden. Hierbei ist ein effektives Risikomanagement von zentraler Bedeutung. Dies beinhaltet die kontinuierliche Identifizierung und Beurteilung steuerlicher Risiken und ist besonders wichtig für Unternehmen mit komplexen und diversifizierten Geschäftsprozessen.

Ein effektives Compliance-Programm sollte nicht nur auf die Buchführung beschränkt sein, sondern sich über die gesamte Prozesskette erstrecken. Viele Unternehmen integrieren diese Kontrollen in ihre ERP-Systeme oder setzen externe Lösungen wie Datenanalysen ein, um den Anforderungen an Effizienz und Genauigkeit gerecht zu werden.

Unsere Software- und Dienstleistungsempfehlungen

Um sicherzustellen, dass Ihr Tax Compliance Management-System effektiv und nachhaltig ist, empfehlen wir folgende Lösungen:

Alessa

Alessa ermöglicht die zentrale Zusammenführung von Daten aus verschiedenen Quellsystemen. Besonders geeignet für Unternehmen mit mehreren Vor- und Nebensystemen sowie internationalen Tochtergesellschaften bietet Alessa:

Permanente Überwachung kritischer Sachverhalte und Complianceverstöße
Fraud-Monitoring zur automatischen Überprüfung von Geschäftsprozessen
Optimale Vorkehrungen zur Risiko- und Fehlervermeidung

SmartExporter

SmartExporter ermöglicht den Export und die automatische Aufbereitung von Daten aus SAP®-Systemen, wodurch Benutzer einfachen Zugriff auf relevante Daten erhalten. Zu den Vorteilen gehören:

Speichern von Favoriten
Tabellenübergreifende Suche
Datenabfrage ohne direkten Zugriff auf SAP®

SWS.pro®

SWS.pro erfasst und bewertet steuerliche Risiken in Ihrem Unternehmen und unterstützt Sie beim Aufbau eines rechtssicheren Tax CMS. Die Vorteile umfassen:

Vordefinierte steuerliche Risiko Kategorien
Praxisnahe Maßnahmen zur Risikominderung
Fachliche Begleitung und langfristige Unterstützung

Scope Workshop

Unser Scope Workshop hilft Ihnen bei der Entscheidungsfindung hinsichtlich der besten Maßnahmen für Ihr individuelles Unternehmen.

Fazit

Ein gut strukturiertes Tax Compliance Management-System ist eine essentielle Säule für den langfristigen Erfolg Ihres Unternehmens. Durch die Kombination aus internen Richtlinien, der richtigen Software und fortlaufender Weiterbildung schaffen Sie die Grundlage für steuerliche Sicherheit und unternehmerisches Wachstum. Nutzen Sie die oben genannten Lösungen und Workshops, um Ihr Tax CMS effektiv zu implementieren und kontinuierlich zu optimieren.