Tax Compliance Management: Wichtige Aspekte für Geschäftsführer und Vorstände

In der komplexen Welt des Unternehmensmanagements spielt die Einhaltung steuerlicher Pflichten eine entscheidende Rolle. Geschäftsführer und Vorstände tragen die unmittelbare Verantwortung gemäß den Steuergesetzen für die steuerliche Compliance ihres Unternehmens. Dies erfordert nicht nur ein grundlegendes Verständnis der steuerlichen Anforderungen, sondern auch strategische Maßnahmen zur Etablierung eines effektiven Tax Compliance Managements (TCM). 

Die Verantwortung der Unternehmensführung 

Die Verantwortung für die Erfüllung steuerlicher Pflichten liegt eindeutig bei der Unternehmensführung. Um die Einhaltung der Tax Compliance sicherzustellen, sind Maßnahmen in der Aufbau- und Ablauforganisation erforderlich. Dazu zählen: 

• Zuständigkeiten: Klare Definitionen darüber, wer im Unternehmen für steuerliche Belange verantwortlich ist. 
• Unternehmensprozesse: Effiziente Abläufe, die sicherstellen, dass steuerliche Vorschriften eingehalten werden. 
• IT-Unterstützung: Implementierung geeigneter Softwarelösungen zur Überwachung und Dokumentation der steuerlichen Prozesse. 

Die Verantwortlichen müssen entscheiden, wie umfassend und intensiv das Tax Compliance Management gestaltet werden soll. Dabei spielen die Unternehmensgröße, die Komplexität der Geschäftsprozesse sowie die Risikoaffinität eine Rolle. 

Rahmenbedingungen des Tax Compliance Managements 

Eine häufig gestellte Frage im Unternehmen betrifft die interne Zuständigkeit für das TCM. Obwohl die Geschäftsleitung nicht gänzlich von ihrer Verantwortung entbunden werden kann, besteht die Möglichkeit, Aufgaben an Fachkräfte, wie beispielsweise den Leiter der Steuerabteilung, zu delegieren. Um sich gegen persönliche Inansprüche aufgrund von Aufsichtspflichtverletzungen abzusichern, sind geeignete Überwachungsmaßnahmen erforderlich. 

Ein weiterer wichtiger Aspekt des TCM ist die detaillierte Erfassung und Beschreibung steuerlich relevanter Prozesse. Hierbei sind sowohl die Steuerfunktionen in Kernprozessen (z. B. Beschaffung, Vertrieb) als auch die sekundären Prozesse (z. B. Buchführung, Jahresabschlüsse, Steuererklärungen) zu berücksichtigen. 

Zusätzlich ist die Schaffung einer effektiven Kontrollumgebung unerlässlich. Ein besonderes Augenmerk sollte auf die Sensibilisierung aller Prozessbeteiligten hinsichtlich steuerlicher Risiken gelegt werden. Insbesondere Mitarbeiter in Bereichen wie Vertrieb oder Einkauf müssen die steuerliche Relevanz ihrer Entscheidungen verstehen. 

Aufgaben des Tax Compliance Managements 

Das Tax Compliance Management besteht aus zwei zentralen Aufgaben: 

1. Identifizierung und Beurteilung steuerlicher Risiken: Dies erfordert eine kontinuierliche Analyse der Unternehmensprozesse und potenzieller steuerlicher Fallstricke. 
2. Implementierung von Kontrollen: Diese Kontrollen können sowohl präventiv als auch detektiv sein und sollten idealerweise in die Unternehmensprozesse integriert werden. Es ist wichtig, zwischen IT-gestützten und nicht-IT-gestützten Kontrollen zu unterscheiden. 

Alle Maßnahmen des TCM sollten dokumentiert werden, um Nachweise für die Einhaltung der steuerlichen Anforderungen zu liefern. Diese Dokumentation, zusammen mit der Beschreibung steuerrelevanter Prozesse und der ERP-System-Dokumentation, bildet die Grundlage für die so genannte Verfahrensdokumentation. 

Tax Compliance Management in der Praxis 

In vielen Unternehmen existiert bereits ein gewisses Maß an Tax Compliance Management, oft jedoch ohne die notwendige Verfahrensdokumentation, die den verschärften Anforderungen der Finanzverwaltung nicht mehr genügt. Der Umfang der erforderlichen Maßnahmen zur Implementierung eines TCM ist oft nicht gesetzlich festgelegt, abgesehen von spezifischen Regelungen für bargeldintensive Betriebe. 

Die IT-gestützte Buchführung ist entscheidend für die steuerliche Gewinnermittlung und die Umsatzbesteuerung. Anforderungen bezüglich Kontrolle und Überwachung der Buchführung bilden eine essentielle Grundlage für das TCM. 

Zudem kann sich aus den Regelungen des § 153 AO die Überlegung ergeben, ob ein formales Tax Compliance Management-System etabliert werden sollte, um Überprüfungen und Dokumentationsanforderungen zu optimieren. 

Bei der Implementierung des TCM kann es sinnvoll sein, zunächst die bestehenden Maßnahmen zu dokumentieren und schrittweise Kontrollen einzuführen. Ein kooperativer Ansatz in Zusammenarbeit mit der Finanzverwaltung während Betriebsprüfungen könnte die Akzeptanz und Effizienz dieser Maßnahmen fördern. 

Fazit 

Tax Compliance Management ist eine essentielle Komponente der Unternehmensführung, die nicht nur die Verantwortung der Geschäftsleitung widerspiegelt, sondern auch eine strategische Planung erfordert. Durch die Implementierung effektiver TCM-Prozesse können Unternehmen nicht nur Risiken minimieren, sondern auch ihre Verantwortung gegenüber den gesetzlichen Anforderungen proaktiv erfüllen. Ein gut durchdachtes TCM-System stärkt nicht nur die Compliance, sondern trägt auch dazu bei, das Vertrauen in die Integrität und Transparenz des Unternehmens zu festigen.