Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BlmA)

Die Bundesanstalt für Immobilienaufgaben (BImA) ist eine der größten Immobilieneigentümerinnen Deutschlands. Gegründet am 9. Dezember 2004 als bundesunmittelbare, rechtsfähige Anstalt des öffentlichen Rechts mit Sitz in Bonn, verwaltet sie seit ihrem Start am 1. Januar 2005 heute ein Portfolio von Grundstücken mit einer Gesamtfläche von rund 460.000 Hektar und etwa 38.000 Wohnungen. Die BlmA beschäftigt derzeit ca. 7.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter an 500 Standorten.

Zu ihren Aufgaben zählen unter anderem

• ein ressortübergreifendes, einheitliches Immobilienmanagement innerhalb der Bundesverwaltung;
• die Deckung des Grundstücks- und Raumbedarfs für Bundeszwecke sowie die Verwaltung und wirtschaftliche Verwertung von Grundstücken, die für Zwecke des Bundes nicht mehr benötigt werden;
• die Vermietung und Verpachtung eigener Wohnungen und Grundstücke sowie
• forstliche Dienstleistungen einschließlich forstlicher Bewirtschaftung und naturschutzfachlicher Betreuung des Liegenschaftsvermögens des Bundes.

„Durch Nachschau Zukunft sichern“ – Nutzung von Datenanalyse-Technologie in der Innenrevision der Bundesanstalt für Immobilienaufgaben

Das Team der Innenrevision der BlmA um Leiter Jörg Uffelmann besteht derzeit aus insgesamt 17 Personen. Bereits im Jahr 2009 wurde die Entscheidung zur Einführung der Datenanalyse-Software IDEA getroffen. Seitdem hat sich nicht nur die Teamgröße, sondern auch die Akzeptanz und Nutzung von IDEA kontinuierlich gesteigert, so dass mittlerweile für alle klar ist, „ohne IDEA geht nichts mehr“.

„Wir nutzen in der Innenrevision die Datenanalyse aktuell so, dass zu wiederkehrenden Zeitpunkten regelmäßig im Jahresverlauf über Standard-Makros, die kontinuierlich weiterentwickelt werden, regelbasierte Datenanalysen ausgeführt werden. Der Schwerpunkt liegt dabei auf den Stamm- und Bewegungsdaten im SAP®-System.“

Um dem Motto „Durch Nachschau Zukunft sichern“ auch langfristig gerecht zu werden, hat Jörg Uffelmann im Herbst 2020 begonnen, die inhaltliche Arbeitsweise des Innenrevisionsteams neu auszurichten. Seitdem gibt es ein Kernteam von Datenanalyse-Spezialisten, die sich mit Datenanalyse, IDEA Auswertungen, und Datenbereitstellung für die anderen Prüfungsteams beschäftigen. Prozessual bedeutet das, dass spezielle Datenanalysen und die Bereitstellung von Rohdaten aus dem SAP®-System via SmartExporter durch das Kernteam durchgeführt werden. In der Folge werden die erhobenen Daten mit IDEA oder Excel vorgeprüft, qualitätsgesichert und anhand der bestehenden Fragestellungen aufbereitet. Danach erfolgt eine Übergabe an das beauftragte Prüfungsteam zur weiteren Nutzung im Rahmen deren Prüfungsauftrages. Das Kernteam führt aktuell auch Prüfungen als Continuous Auditing durch.

„Audicon hat unsere Revision mit seinen IT-Lösungen strategisch und operativ weiterentwickelt und uns bei der Realisierung unseres Projektes zuverlässig und kompetent unterstützen können.“ Jörg Uffelmann, Bundesanstalt für Immobilienaufgaben

Die Nutzung moderner Datenanalyse-Technologien ist für die BlmA kein ‚nice-to-have‘, sondern eine Notwendigkeit, die unter anderem aus der bundesweiten Aufstellung der Bundesanstalt resultiert. Mit circa 500 Standorten – davon zählen knapp 120 zu den größeren Standorten mit mehr als 70 Beschäftigten – ist es für die Revisionsabteilung unerlässlich, sich möglichst breit digital aufzustellen und entlang einem wohldefinierten Prozess mit den Daten zu arbeiten. Durch die Nutzung der Audicon Lösungen bauen aktuell 30% aller Prüfungen maßgeblich auf standardisierten Massendatenanalysen auf, die bereits in der Prüfungsvorbereitung durchgeführt werden. Die Mehrheit aller Prüfungen wird durch Ad-hoc Datenanalysen agil unterstützt, sowohl in der Prüfungsvorbereitung als auch im Rahmen der Prüfungsdurchführung. Der selbstsichere Umgang mit den Daten hat dem Team dabei geholfen, nicht nur ihre Position in jeder Prüfung, sondern auch ihr Image als entsprechender Know-how-Träger im Unternehmen zu stärken.

„Unser Wahlspruch der Innenrevision heißt: „Durch Nachschau Zukunft sichern.“ Wir sehen uns als positiver Partner des Managements, besprechen gemeinsam die Revisionsberichte und entwickeln dabei zielgerichtete Maßnahmen zur Erledigung der getroffenen Feststellungen. Natürlich gibt es manchmal unterschiedliche Sichtweisen auf die Dinge, aber das, was wir als Revision dazu liefern, sind belastbare Ergebnisse. Der selbstsichere Umgang mit Daten stärkt somit unsere Position und somit auch unser Image als entsprechender Know-how Träger im Unternehmen.“

Dabei soll es nicht bleiben. Seit Herbst 2020 besteht in der BlmA ein Stabsbereich „Digitalisierung“, der direkt dem Vorstand zugeordnet ist. Dessen Aufgabe ist es, die digitale Transformation der BImA gemeinsam mit den Beschäftigten erfolgreich zu gestalten.