HOCHTIEF Aktiengesellschaft

Erfolgreiches Tax Compliance Monitoring mit Alessa

Die HOCHTIEF Aktiengesellschaft (HOCHTIEF) zählt zu den führenden global agierenden Bau- und Servicekonzernen. In den Bereichen Verkehr, Energie, sowie soziale/urbane Infrastruktur ist der Konzern ebenso tätig wie im Minen-, PPP- und Service-Geschäft. HOCHTIEF ist weltweit auf entwickelte Märkte fokussiert.

Für einen Konzern mit mehr als 50.000 Mitarbeitern und Umsatzerlösen von rund 23 Mrd. Euro ist die Automatisierung von Prozessen eine Notwendigkeit und ein wesentliches Mittel des Erfolgs. Insbesondere für einen Konzern dieser Größenordnung spielt das Thema Tax Compliance eine außerordentlich große Rolle. Denn je größer und komplexer das Unternehmen, desto höher das Risiko für Unternehmen und seine Vorstände und desto kritischer die drohenden Sanktionen und Strafzahlungen.Im Jahr 2014 beschloss der HOCHTIEF-Vorstand die im Konzern seit Jahrzehnten etablierte Tax Compliance auf eine weitere Entwicklungsstufe zu stellen und ein modernes und automatisiertes Tax Compliance Management-System ergänzend einzurichten.

Im Zuge der fortschreitenden technischen Entwicklung und dem veränderten Vorgehen der Finanzverwaltung wurde es erforderlich, in die technische Weiterentwicklung zu investieren. Die seit Jahren etablierten Maßnahmen sind aus Sicht der Finanzverwaltung noch ausreichend tauglich, die Complianceanforderungen zu erfüllen. Die stetig steigenden Reportinganforderungen, welche nicht nur die Steuerdeklaration umfassen, sondern für Steuerabteilungen mittlerweile viel weitergehen, werden zu einer zunehmenden Herausforderung.

„HOCHTIEF nahm daher die steigenden Anforderungen und diverse laufende Prüfungen (u. a.: Jahresabschlussprüfung, allgemeine Steuerprüfung, LSt-Außenprüfung, USt-Sonderprüfung) zum Anlass, nach einer automatisierten Prüfsoftware zu suchen, die die Möglichkeit bietet, Vorprüfungen im Liveprozess abzufragen sowie die Reportingverpflichtungen automatisiert zu erfüllen“, erklärt Stephan Kuschniok, Leiter der Steuerabteilung HOCHTIEF.

Zitat: „Was eine Maschine machen kann, soll eine Maschine machen.“

Im Zuge der globalen Digitalisierungsstrategie bei HOCHTIEF ist es das erklärte Ziel, die Suche nach Auffälligkeiten und Fehlern ohne manuellen Eingriff der Mitarbeiter zu schaffen: „Unsere qualifizierten Mitarbeiter sollen sich allein auf die Bearbeitung der Findings konzentrieren können – Datenabzug und Datenanalyse sollen vollautomatisiert im Hintergrund laufen und am Ende sollen nur noch per E-Mail-Benachrichtigungen an die zuständigen Sachbearbeiter gesendet werden. Die Vorbereitungshandlungen der Mitarbeiter binden so viel Zeit, die bei einer Automatisierung produktiver genutzt werden kann“, so Stephan Kuschniok.

1. Kick-Off und Projektumsetzung:

Der Konzern entschied sich Ende 2014 nach einem intensiven Software-Auswahlverfahren für die automatisierte Compliance-Monitoring-Lösung Alessa und damit für die Zusammenarbeit mit dem Datenanalyse-Experten Audicon. Das automatisierte System Alessa basiert auf der DatenanalyseSoftware IDEA, der offiziellen Prüfsoftware der Finanzverwaltung – ein wichtiges Kriterium für HOCHTIEF, um einerseits eine „Gleichberechtigung“ mit der Finanzverwaltung zu schaffen und um andererseits ein System einzuführen, welches die Wirksamkeit des Tax Compliance ManagementSystems automatisiert unterstützt und seitens der prüfenden Finanzverwaltung auch anerkannt wird.

„Die Einführung ist ein IT-Projekt, das muss man realistisch sehen“, sagt Stephan Kuschniok. Und dazu gehören bei einem lebenden und sich stetig verändernden Konzern wie HOCHTIEF auch entsprechende Verzögerungen: Die komplexe IT-Infrastruktur mit mehreren ERP-Systemen, verschiedenen SAP®-Mandanten und weit über 600 Buchungskreisen stellte eine Herausforderung für alle Projektbeteiligten dar, die es mit Geduld und IT-Geschick zu lösen galt. Auch die terminliche Abstimmung mit dem externen IT-Dienstleister ist ein wesentliches Kriterium, das es für den Implementierungsprozess zu berücksichtigen gilt.

Initial erfolgte ein Echtdaten-Workshop mit IDEA, in dessen Verlauf die HOCHTIEF-Daten gemeinsam mit Audicon durchleuchtet wurden. Ziel dieses Vorgangs war die Auswahl der richtigen Analysen: Damit ein Compliance Monitoring-System als wirkungsvoll anerkannt wird, müssen sich dessen Kontrollen an den steuerlichen Risiken des Konzerns ausrichten. Denn auch wenn Audicon weit über 400 steuerliche Kontrollen vorschlagen kann, gilt es, aus diesen BestPractice-Analysen mit Sinn und Verstand auszuwählen, welche Kontrollen sinnvoll und wesentlich sind. Qualität geht vor Quantität. Am Ende hatte man ein Set von Kontrollen definiert, mit denen man in das Projekt starten wollte.

Mitte 2015 hatte Audicon die von HOCHTIEF ausgewählten Prüfroutinen für das Projekt vorbereitet, an die Besonderheiten des Unternehmens angepasst und anschließend ins Compliance Monitoring-System Alessa übertragen. Im Herbst 2015 lief damit die erste Testphase an, nachdem Alessa im Rechenzentrum aufgespielt wurde.

Im März 2016 starteten HOCHTIEF und Audicon den ersten produktiven Testlauf für einen SAP®-Mandanten: Das Ergebnis war, wie erwartet, viel zu viele Findings. Nun begann in enger Abstimmung mit Audicon die sinnvolle Feinjustierung der Prüfroutinen, der Einzug von Schwellenwerten, der Aufbau von Whitelists und die Einrichtung von Workflows, die abhängig von den Analyseergebnissen und von den Steuerarten die Auffälligkeiten an unterschiedliche Adressaten senden.

Mittlerweile – spätestens seit Spätsommer 2017 – ist das System so fein eingestellt, dass mit Alessa hervorragend gearbeitet werden kann und die Abarbeitung der Auffälligkeiten auch seitens der Mitarbeiter als echte Unterstützung für ihre tägliche Arbeit empfunden wird. „Ohne Alessa könnten wir all diese Kontrollen sicherlich nicht in dieser Intensität durchführen, geschweige denn in einer monatlichen Frequenz“, zeigt sich Stephan Kuschniok am Ende recht zufrieden. Die Automatisierung erlaubt es, die Steuerberatung im Gesamtkonzern zu erweitern und die sonst erforderlichen manuellen Prüfungshandlungen auf ein Minimum zu reduzieren. Die bei Steuerprüfungen gerne diskutierten Ergebnisse können durch valide Informationen unterstützt werden. „Da diese Analysen auch für die folgenden Jahre durchgeführt werden, ist allen Beteiligten bereits in diesen Fällen die Gesamtwirkung zwischen dem Prüfungszeitraum und dem aktuellen Steuerjahr bekannt“, erläutert Stephan Kuschniok.

Und auch die Finanzabteilung von HOCHTIEF hat sich aktiv eingebracht: Einige der heute implementierten Kontrollanalysen überprüfen neben den steuerlichen Themen auch Transaktionen der Finanzbuchhaltung (Stichwort: IKS – Internes Kontrollsystem) sowie Zahlungstransaktionen, u. a. die Suche nach potenziellen Doppelzahlungen.

Zitat: Gute Findings – wenige ‚False Positives‘

Stephan Kuschniok legt viel Wert auf eine aktive Entlastung seiner Mitarbeiter: „Die Anzahl der Auffälligkeiten muss für die Kollegen zu bewältigen sein. Für den täglichen Workflow ist es enorm wichtig, dass die Prüfroutinen so fein eingestellt sind, dass die Arbeit mit Alessa händelbar ist.

Die Auffälligkeiten, die ein Mitarbeiter im Monat erhält, müssen maximale Relevanz haben, damit sie sich nicht zu lange mit falschen Auffälligkeiten (‚False Positives‘) herumschlagen müssen und damit die Anzahl der Abarbeitungen noch zu bewältigen ist.“

Momentan erhält das Unternehmen im Schnitt 250 Auffälligkeiten pro Monat. „Das sind ca. 15 Stück pro Person – dies ist eine gute Menge“, so Stephan Kuschniok. Eine hohe Relevanz der Auffälligkeiten ist maßgeblich für den nachhaltigen Erfolg des Projektes –und natürlich Voraussetzung für die Ausweitung auf weitere Gesellschaften. Wichtig dabei ist jedoch, dass die Auffälligkeiten nicht laufend bearbeitet werden können, sondern es durch den Lerneffekt zu einer Vermeidung von unkorrekten Behandlungen führt. Damit ist die Ursachenforschung der Auffälligkeiten immens wichtig, was sich durch die stetige Reduzierung der Auffälligkeiten widerspiegelt.

Zitat: „Heute eine nicht wegzudenkende Unterstützung der Steuerabteilung.“

Was in der Projektumsetzung gelegentlich etwas holprig war, ist heute eine Arbeitsentlastung. Gerade im Zuge stetig wachsender Anforderungen an die Steuerabteilungen wird jede Entlastungsmöglichkeit durch moderne Techniken der Digitalisierung gern angenommen.

Der Prozess der kontinuierlichen Verbesserung darf jedoch nie beendet sein, denn für Stephan Kuschniok gilt immer die Regel: „Wenn ein Mitarbeiter zweimal hintereinander keine Findings hat, müssen die Prüffelder angepasst werden, damit die Kontrolle noch wirkungsvoll ist.“ Damit entspricht er ganz nebenbei den Vorgaben des IDW Prüfungsstandard PS980, gemäß denen ein wirkungsvolles Compliance Management-System sich kontinuierlich anpassen muss, um als wirkungsvoll anerkannt zu werden.

Heute möchte Stephan Kuschniok das Monitoring-System in seiner Abteilung nicht mehr missen. Für ihn ist klar: bei einem Konzern mit mehr als 50.000 Mitarbeitern passieren Fehler. Wichtig ist jedoch diese zeitnah aufzudecken und durch geeignete Maßnahmen zukünftig zu vermeiden. Dafür ist ein Continuous-Control-Monitoring-System notwendig. Denn nur eine zeitnahe Aufdeckung ermöglicht ein schnelles Handeln und die Entkräftung des Vorwurfs der unterlassenen Überwachungsfunktion.

2. Die Lösung aktuell – mit Ausblick in die Zukunft

HOCHTIEF prüft heute momentan 35 Gesellschaften mit knapp über 600 Buchungskreisen mit IDEA bzw. Alessa – weitere 600 Buchungskreise werden sukzessive in das System eingebunden. Ziel ist es, die Software nicht nur in Deutschland einzusetzen, sondern auch die übrigen Konzerngesellschaften miteinzubinden und das Projekt weltweit auszurollen.

Aktuell haben 18 Mitarbeiter bei HOCHTIEF täglich das Tool im Einsatz, die Kontrollen laufen regelmäßig. Als länderübergreifend tätiges Unternehmen spielt für Hochtief die kontinuierliche Überprüfung der gesamten Umsatzsteuerbereiche eine wichtige Rolle.

Beispielhafte Analysebereiche, die HOCHTIEF automatisiert überprüft, sind Buchungen an Berater, Ausfuhrlieferungen und Belegnachweise, Kontrollen im Bereich der Einfuhrumsatzsteuer, Stichproben auffälliger Konten oder auch die Suche nach verdeckten Einlagen (Zuschüsse).

Seit Mai 2018 ist die Softwarelösung auch in den Unternehmenssparten HOCHTIEF PPP Solutions und HOCHTIEF Projektentwicklung im Einsatz. „Der große Vorteil liegt in der stetigen Qualitätssicherung. Die Prüfroutinen zeigen an, dass insgesamt nur wenige Fehler passieren. Über den Prüflauf besteht jedoch die Chance, auch diese wenigen Fehler frühzeitig zu erkennen und zu bearbeiten“, erläutert Stephan Kuschniok. „Dadurch treiben wir auch hier die Entwicklung voran, zu wissen, dass unsere Mitarbeiter ihre Aufgaben richtig und sorgfältig erledigen“.

3. Fazit und Ausblick

Alessa ist für HOCHTIEF ein wichtiger Bestandteil ihres gesamten Tax Compliance Management-Systems: Es unterstützt bei der Einhaltung der unternehmerischen Regeln und Richtlinien und bildet damit einen weiteren wesentlichen Nachweis zur Erfüllung der gesetzlich geforderten Überwachungsfunktion. Um Tax Compliance im Sinne der GoBD vollumfänglich zu erfüllen, macht ein Unternehmen natürlich noch mehr – nur die Verwendung eines Softwaretools reicht nicht aus, um compliant zu sein.

Ein funktionierendes Tool wie Alessa aber unterstützt den Prozess wesentlich und bringt – gut einjustiert – viele Vorteile und Nutzen. So wird beispielsweise der Vorwurf der Leichtfertigkeit, insbesondere der potenzielle Vorwurf unterlassener Überwachungsfunktion, gegenüber der Finanzverwaltung und der Steuerbehörden nicht mehr so einfach möglich sein.

Inwieweit die eingesetzten Prüfroutinen ihre Wirkung zeigen, wird sich wohl erst in drei Jahren zeigen, wenn die Jahre ab 2017 von den Steuerprüfern geprüft werden. Diese werden dann ebenfalls die Prüfsoftware der Finanzverwaltung einsetzen. Stephan Kuschniok ist sich jedoch jetzt schon sicher: „Alessa ist eine gute Investition. Doch ist klar: Die Implementierung einer Continuous-Controls-MonitoringLösung ist ein großes Projekt mit vielen Beteiligten, dementsprechend viel Zeit und Vorlauf benötigt die Umsetzung“. HOCHTIEF hat das Projekt „Continuous Controls Monitoring mit Alessa“ gestartet und hat das Ziel, das Projekt im gesamten HOCHTIEF-Konzern erfolgreich auszurollen.