Edeka Südwest

Tax Compliance Monitoring im Einsatz bei Edeka Südwest

Die Firma Edeka gehört zu den größten Lebensmittelkonzernen in Deutschland. Zur Edeka-Gruppe zählen die Edeka Zentrale AG & Co. KG und die sieben Regionalgesellschaften (Großhandelsgeschäft) und deren Regiobetriebe (Filialen), die in neun Genossenschaften organisierten und von den regionalen Handelsgesellschaften belieferten selbständigen Einzelhändler sowie die Netto Marken-Discount AG & Co. KG (Netto). Ebenfalls werden von der Edeka Zentrale der Edeka Fruchtkontor, als eigene Beschaffungsorganisation sowie diverse Servicegesellschaften betrieben. Insgesamt gehören somit mehr als 11.000 Supermärkte zur Lebensmitteleinzelhandelskette Edeka. Im Jahr 2018 verzeichnete Edeka Gruppe einen Jahresgesamtumsatz von 53,6 Milliarden EUR. Als Teil der Edeka Gruppe gehört auch die Edeka Südwest zu diesem starken Unternehmensverbund.

„Die Herausforderung besteht darin, eine entsprechende Tax Compliance Kultur im Unternehmen zu etablieren und die Einhaltung und Umsetzung der steuerlichen Pflichten aktiv über alle Unternehmensbereiche hinweg zu managen und zu monitoren.“ Florian Faißt Leiter Steuern bei EDEKA Südwest

Besondere Herausforderung im Kontext Tax Compliance: Betriebsprüfungen

Aufgrund der zunehmenden Verschärfung gesetzlicher Rechtsprechungen sowie den steigenden regulatorischen Anforderungen von Seiten der Finanzverwaltung gegenüber den Unternehmen nimmt die Notwendigkeit zur Implementierung bzw. Nutzung eines Tax Compliance ManagementSystems weiterhin zu. Insbesondere bei Unternehmen einer solchen Größenordnung stellt die Implementierung eines Tax CMS, insbesondere auch im Kontext laufender Betriebsprüfungen, eine Herausforderung dar. Im Zeitalter der GOBD ist auch der Einsatz digitaler Prüftechnologien aus dem Alltag der Finanzverwaltung nicht mehr wegzudenken. Gerade auch die neue Generation von Betriebsprüfern setzt vermehrt auf den Einsatz digitaler Datenanalysen und erreicht damit bei gleichem Zeiteinsatz eine genauere und tiefere Prüfung. Vor diesem Hintergrund stellt sich für viele Unternehmen die Frage, welche Methoden und Vorgehensweise der Finanzverwaltung sich im Rahmen ihres Tax CMS übertragen lassen. Die Prüfer der Finanzverwaltung prüfen mittels der Datenanalysesoftware IDEA. „Auf der Suche nach einem passenden Massendatenanalysesystem und der Implementierung automatischer Kontrollen hatten wir die zu verarbeitende Datenmenge, die Automatisierung des Prozesses sowie die Akzeptanz seitens der Finanzverwaltung im Fokus. Alessa und IDEA bieten hierfür hervorragende Voraussetzungen. Darüber hinaus war für uns entscheidend, dass bereits auch die Finanzverwaltung IDEA von Audicon einsetzt“, so Florian Faißt. Zur Umsetzung eines funktionierenden Tax CMS und IKS (Internes Kontrollsystem) bedarf es daher umso mehr den Einsatz digitaler Prüftechnologien. Denn zum einen lassen sich Massendaten nicht mehr ohne entsprechende Technologien managen, zum anderen fehlt in der Steuerabteilung meist die Zeit für solche Tätigkeiten. „Die Herausforderung besteht darin, eine entsprechende Tax Compliance Kultur im Unternehmen zu etablieren und die Einhaltung und Umsetzung der steuerlichen Pflichten aktiv über alle Unternehmensbereiche hinweg zu managen und zu monitoren“, erklärt Florian Faißt Leiter Steuern bei Edeka Südwest. Für Edeka Südwest war das BMF-Schreiben vom 23.5.2016 und den darin aufgeführten Anwendungserlass zu § 153 AO ein weiterer Anlass, die bisherige Compliance-Kultur und die innerbetrieblichen Kontrollsysteme neu zu überprüfen und entsprechend den gesetzlichen Anforderungen anzupassen.

Transparenz schafft Sicherheit

Gestiegene Regulatorik-Anforderungen, die Anforderung an die Dokumentation der regelmäßig durchgeführten Kontrollen und letztlich auch die Risikominimierung von Fraud-Fällen waren Gründe für die Neuausrichtung der Compliance-Kultur im Unternehmen - und für die Implementierung des IDEA basierten Continuous-ComplianceMonitoring-Systems Alessa im Jahre 2017. Nach den ersten ergriffenen Maßnahmen zur Einrichtung eines Tax Compliance Management-Systems sollte anschließend die Einhaltung rechtskonformen Verhaltens in den Fachbereichen durch automatisierte IT-gestützte Kontrollen erleichtert und verbessert werden. Das Ergebnis detektivischer Kontrollen ist somit die Sicherstellung der Einhaltung aller im Unternehmen erforderlichen Rechtsgrundsätze.

Beispielhafte Kontrollen mit Alessa

Gemeinsam mit Audicon wurden die nachfolgenden beispielhaften Kontrollen und Prüfschritte erarbeitet und implementiert. So wurde zum Beispiel der Prüfschritt zur „Verprobung der umsatzsteuerlichen Bemessungsgrundlagen im Rahmen der Umsatzsteuer Deklaration“ als Standardprüfschritt im System hinterlegt — so kann die Prüfung der Rechnungssumme jeden Tag auf Knopfdruck erfolgen. „Erfolgte diese Prüfung früher noch weitgehend stichprobenhaft und manuell, so läuft dieser Prüfschritt nun mit Alessa vollständig automatisch“, so Florian Faißt. Die dadurch gewonnene Zeit wird nunmehr dazu genutzt, analytische Kontrollen durchzuführen – für Florian Faißt ganz klar eine Chance.

Je nach Relevanz und Bedarf wurden die automatischen Prüfungen mittels Alessa mit einer täglichen, wöchentlichen, quartalsweisen oder jährlichen Abfrage hinterlegt. So wird beispielsweise der Prüfschritt, ob das Steuermeldedatum in Bezug zur Abgrenzung zum Jahresabschluss korrekt erfasst wurde, naturgemäß nur einmal im Jahr abgeprüft.

Edeka Südwest entschloss sich darüber hinaus zur Implementierung einiger standardmäßiger Kontrollen aus dem Audicon Content-Angebot, hier ein paar Beispiele:

Automatische Online-Bestätigung der Gültigkeit der USt.-ID Nummer (Umsatzsteuer Identifikationsnummer) von ausländischen Debitoren. Die Abfrage erfolgt täglich online über die BZSt.-Plattform (Qualifizierte Abfrage) und ist im System langfristig mit Zeitstempel dokumentiert.
Suche nach Versicherungsrechnungen, bei denen ein Vorsteuerabzug vorgenommen wurde. Das Ziel ist, den unberechtigten Vorsteuerabzug durch Verwechslung von Versicherungssteuer und Vorsteuer zu vermindern.
Verwendung von potenziell falschen Steuerkennzeichen (Abgleich Steuerkennzeichen mit Geschäftspartner-Land).
Zahlungsbedingungen der Lieferanten aus zwei unterschiedlichen ERP-systemen, die nicht übereinstimmen. Ziel ist die Vereinheitlichung von Zahlungsbedingungen.
Rechnungen, bei denen kein Skontoabzug vorgenommen wurde.
Ausweis von Rechnung, die versehentlich doppelt bezahlt wurden.
Identifikation von Kunden, die Rechnungen mit einem Betrag von größer als 10.000 Euro bar bezahlen. Diese Kontrolle überprüft die Regelungen hinsichtlich des Geldwäschegesetzes (EU-Richtlinie 2018/843).
Mehrere Rechnungen desselben Zahlungsempfängers, die noch einmal über ein anonymes Kreditoren-Konto (z.B. CPD) bebucht wurden.
Berechtigungstrennung: Identifikation von Benutzern, die sowohl Kreditorenstammdaten ändern als auch Rechnungen buchen dürfen. Ziel ist eine saubere und dokumentiert kontrollierte Berechtigungstrennung, und natürlich die Vermeidung von Fraud-Fällen.

Aufbauend auf diesen organisatorischen Maßnahmen soll die Einhaltung eines regel- und rechtskonformen Verhaltens in den entsprechenden Funktions- und Fachbereichen durch IT-gestützte Kontrollen ermöglicht, erleichtert und verbessert werden. Dieses dokumentierte, automatisierte Kontrollsystem stellt somit die Einhaltung der organisatorischen und (steuer-)rechtlichen Vorschriften sicher. Mit Alessa lassen sich Verantwortlichkeiten klar organisieren, das integrierte Workflow- und Eskalationsmanagement sorgt dafür, dass die entsprechenden Hebel in Bewegung gesetzt werden.

IT-gestütztes Compliance Management – Risiken frühzeitig erkennen

Gemeinsam mit Audicon hat Edeka Südwest in Alessa ein unternehmensindividuelles Compliance- und Risikomanagement bestimmt und technisch umgesetzt. Alessa ermöglicht einen automatisierten Datenabzug mit hoher Geschwindigkeit und geringer Systembelastung – durch den asynchronen Datenexport. Alessa ist so in der Lage diese großen Datenmengen zu verarbeiten. „Ein Vorteil gegenüber Konkurrenzlösungen, denn standardisierte Lösungen können die Prozesskomplexität unsererseits nicht flexibel abbilden und liefern daher auch nicht zufriedenstellenden Ergebnisse“, erläutert Florian Faißt die Vorteile, die Alessa Edeka Südwest bietet Die Möglichkeit der individuellen Anpassung des Systems auf die eigenen Prozesse im Unternehmen ist wichtig, um sich – auch abteilungsübergreifend - zu orientieren und zu strukturieren. Dadurch lassen sich Risikopunkte oder Risikoabschnitte, wie zum Beispiel Verantwortlichkeitswechsel innerhalb der Prozesskette, im Blick behalten. Ohne ein Compliance-Management können die Leitungsorgane gegenüber der Geschäftsführung und auch dem Gesetzgeber nicht schlüssig darlegen, dass die Einhaltung der gesetzlichen Vorschriften höchste Priorität gelegt wird.

Audicon als starker Partner

„Ausschlaggebend für unsere Zusammenarbeit mit Audicon war, dass wir die Audicon GmbH als einen leistungsfähigen Partner mit viel Projekterfahrung kennengelernt haben. Wichtig war uns auch die Zusammenarbeit der Audicon mit Finanzbehörden und Wirtschaftsprüfern und die daraus resultierenden Erkenntnisse und Erfahrungen, die sich auch auf die Edeka Südwest gut übertragen und anwenden lassen“, so Florian Faißt.