GoBD: Effiziente Buchführung im digitalen Zeitalter

Die GoBD, die "Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff", sind seit 2015 ein zentrales Thema für Unternehmen und Steuerberater in Deutschland. Diese Regularien haben die früheren BMF-Schreiben wie GoBS und GDPdU abgelöst und die Anforderungen im Bereich der IT-gestützten Buchführung grundlegend überarbeitet. Die Regelungen zur digitalen Betriebsprüfung sind hingegen weitgehend unverändert geblieben.

Wichtige Aspekte der GoBD für Unternehmen

Die GoBD setzen klare Maßstäbe für die ordnungsgemäße Verwaltung von Finanzdaten. Hier sind einige der wesentlichen Punkte, die Unternehmen unbedingt beachten sollten:

• Buchführungs- und Aufzeichnungspflichten: Unternehmen müssen sicherstellen, dass ihre Buchführung ordnungsgemäß und lückenlos ist.
• Ordnungsmäßigkeit der Buchführung: Anforderungen an die Struktur und Durchführung der Buchhaltungsprozesse sind klar definiert.
• Unveränderbarkeit: Die Buchführung muss so gestaltet sein, dass sie nachträglich nicht manipuliert werden kann.
• Kontrollen und Überwachung: Implementieren Sie effektive Kontrollen, um den Buchführungsprozess kontinuierlich zu überwachen.
• Verfahrensdokumentation: Eine ausführliche Dokumentation der Prozesse ist unerlässlich, sowohl für die Unternehmen selbst als auch für die Kanzleien, mit denen sie arbeiten.

Digitale Betriebsprüfung gemäß GoBD

Ein entscheidender Punkt der GoBD betrifft den Datenzugriff bei digitalen Betriebsprüfungen. Die Anforderungen haben sich gewandelt: Anstelle des unbestimmten Begriffs steuerrelevanter Daten wird nun auf gesetzlich aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtige Daten abgestellt. Diese Daten müssen bei einer Betriebsprüfung auf einem Datenträger (Z3-Datenzugriff) bereitgestellt werden, sodass eine IT-gestützte Auswertung möglich ist. Es liegt in der Verantwortung des Steuerpflichtigen, sicherzustellen, dass die Daten im richtigen Format zur Verfügung stehen. Der "Beschreibungsstandard" gewährleistet in der Regel die Auswertbarkeit, doch andere Formate sind ebenfalls zulässig.

Ein weiterer wichtiger Aspekt ist, dass der Z3-Datenzugriff auch nach der Archivierung der Daten durchgeführt werden kann. Daher ist es ratsam, im Vorfeld einer Betriebsprüfung einen Probelauf zu simulieren, um den Prozess und die Datenintegrität zu prüfen. Achten Sie dabei besonders auf Vollständigkeit, Plausibilität und etwaige Auffälligkeiten.

Webinare und weitere Ressourcen

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