Prüfungen im Einkauf: Optimierung des Purchase-to-Pay Prozesses

Was versteht man unter Purchase-to-Pay?

Der Einkauf ist ein entscheidender Prozess innerhalb eines Unternehmens, der aus mehreren essenziellen Arbeitsschritten besteht: Vom Anlegen einer Bestellung über die Genehmigung und den Versand bis hin zum Wareneingang und der Rechnungserfassung. All diese Schritte erfordern die Zusammenarbeit unterschiedlicher Mitarbeiter und oft auch mehrere Abteilungen.

Die Notwendigkeit von Prüfungen im digitalen Einkaufsprozess

In der heutigen digitalen Welt laufen viele dieser Prozesse mit IT-Unterstützung, was so genannte „digitale Spuren“ hinterlässt. Diese Spuren sind im gesamten IT-System verteilt, was die lückenlose Nachverfolgbarkeit einer Bestellung erschwert. Diese Komplexität birgt erhebliche Risiken für die Verantwortlichen und das Management: Betrug, Manipulationen, Fehler und Ineffizienzen können zu hohen finanziellen Verlusten und einem unerwünschten Abfluss von Vermögen führen. Daher ist eine regelmäßige, standardisierte Prüfung des Einkaufsprozesses unerlässlich, um Unternehmensabläufe zu festigen und schnell auf Abweichungen reagieren zu können.

Herausforderungen bei der Prüfung des Einkaufs  

Die Vielzahl an Einzelschritten im Einkaufsprozess bietet zahlreiche Ansatzpunkte für Prüfungen. Zum einen müssen bekannte Risiken systematisch überprüft werden. Dazu gehören Änderungen der Bankverbindungen von Lieferanten sowie die Vermeidung von Doppelzahlungen. Zum anderen ist es wichtig, kontinuierliche Überwachungsprozesse einzurichten: Interne Prüfer sollten sicherstellen, dass Freigaben ordnungsgemäß eingehalten werden und Unregelmäßigkeiten wie ungewöhnlich hohe oder niedrige Durchlaufzeiten sowie Stornos von Wareneingängen oder Rechnungen rechtzeitig identifiziert werden.

Webinare und weitere Informationen zum Einkauf

Wenn Sie mehr über die Prüfungen im Einkauf erfahren möchten, laden wir Sie herzlich ein, an unseren kostenlosen Webinaren oder Webinar-Aufzeichnungen teilzunehmen. Nutzen Sie diese Gelegenheit, Ihr Wissen zu vertiefen und Ihre Einkaufsprozesse zu optimieren!

Bleiben Sie informiert und optimieren Sie Ihre Prozesse durch regelmäßige Prüfungen im Einkauf!