Anleitung zur GoBD-konformen Verfahrensdokumentation

Anleitung zur GoBD-konformen Verfahrensdokumentation für Kanzleien

Von der Theorie in die Praxis

Bereits seit 2015 bestehen sie - die Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff oder kurz: GoBD.

Mittlerweile gehen diese Grundsätze nun von der Theorie in die Praxis über: Die relevanten Veranlagungszeiträume seit Inkrafttreten der GoBD finden jetzt Eingang in die Betriebsprüfung. Das bedeutet für Ihre Mandanten, dass sie die Abschlussdaten nach den Vorgaben der GoBD dem Betriebsprüfer vorzeigen müssen. Wie aber können Sie für Ihre Mandanten sicherstellen, dass die Betriebsprüfung reibungslos verläuft?

Rechtssicherheit durch GoBD-konforme Verfahrensdokumentation

Um die Feststellung formeller Mängel bei einer Betriebsprüfung zu verhindern und keine Nachteile oder Sanktionen zu riskieren, müssen Unternehmen verpflichtend eine Verfahrensdokumentation vorzeigen können. Ein Grund für die Verschärfung der Richtlinien liegt in den durch die digitale Transformation gestiegenen Manipulationsmöglichkeiten an EDV-Systemen, die somit vermieden werden sollen.

Als Berater und Prüfer besteht Ihre Aufgabe daher darin, die Verfahrensdokumentation mit uns für Ihren Mandanten so aufzubereiten, dass sie die Anforderungen der GoBD erfüllt und dem Betriebsprüfer auf einen Blick Auskunft über Inhalte, Abläufe und Ergebnisse des Datenverarbeitungsverfahrens gibt.

Hier beginnen aber die Herausforderungen:

In den GoBD sind Umfang und Bestandteile der Verfahrensdokumentation grob skizziert, aber nicht vollumfänglich definiert.

Die komplexen Anforderungen an eine rechtskonforme Verfahrensdokumentation müssen in einen konkreten Workflow transformiert werden.

Dieser sollte durchdacht und systemgestützt sein, damit die internen Ressourcen schonend genutzt werden können.

Bei der Erstellung müssen Sie schließlich alle Vorgänge berücksichtigen und dokumentieren - nur EINE fehlerhafte oder fehlende Angabe kann große Auswirkungen haben.

Wie schaffen Sie es also, eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation zu erstellen, die nicht nur Ihren Mandanten sondern auch den Betriebsprüfer zufriedenstellt?

Rechtssicherheit durch Verfahrensdokumentation

5 Tipps für die Erstellung der Verfahrensdokumentation

Damit Sie den oft lästigen und langanhaltenden Prozess zur Erstellung der Verfahrensdokumentation unter geringem Aufwand zusammen mit Ihrem Mandanten erledigen können, haben wir Ihnen eine Checkliste zusammengestellt.

Überlegen Sie gemeinsam, welche Prozesse bei Ihren Mandanten ablaufen und inwiefern diese steuerlich relevant sind.
Nutzen Sie Mustertexte und Vorlagen, um auf vorhandenen Formulierungen aufzubauen und Zeit zu sparen.

Die Übernahme von Projektinhalten und ganzen Bereichen erleichtert die Erstellung der Dokumentation erheblich - bauen Sie darauf auf!

Schauen Sie nach, wie sich im Live-Reporting der Bericht gemäß der verwendeten Passagen dynamisch aufbaut (im Draft oder unveränderbar).
Nutzen Sie bei Folgeprojekten Workflow-Features! Hilfreich sind Funktionen wie Versionierung, Historisierung und Änderungsprotokolle – so sieht der Betriebsprüfer auf einen Blick, was er sehen muss.

Basis für eine GoBD-konforme Verfahrensdokumentation: XBRL Publisher

Die Features, die Sie bei der Erstellung einer GoBD-konformen Verfahrensdokumentation unterstützen, bündeln sich in der Audicon Software XBRL Publisher.

Die Struktur der Verfahrensdokumentation ist auf Basis einer Taxonomie umgesetzt.

Das erlaubt die Verwendung von intelligenten Merkmalen einer Gliederung, sowie die Aktualisierung und Versionierung der Inhalte – damit wird die schlichte Information zu einem vollumfänglichen Lösungsansatz.

Mit den anderen Modulen E-Bilanz, Offenlegung und Digitaler Finanzbericht erweitern Sie den Einsatzbereich der Software um die Erstellung und Übermittlung digitaler Abschluss-Informationen.

Webinare & Co. zum Thema "GoBD-konforme Verfahrensdokumentation"

Möchten Sie mehr zum Thema "GoBD-konforme Verfahrensdokumentation" erfahren? Dann nutzen Sie die Gelegenheit und melden sich zu unseren kostenlosen Webinaren oder Webinar-Aufzeichnungen an.

Anforderungen der GoBD-Praxis an das Steuerliche IKS

Welche Anforderungen stellt die GoBD-Praxis an ein Steuerliches IKS und was müssen Unternehmen im Rahmen einer Verfahrensdokumentation beachten?

Weitere Infos & Termine

Welche steuerlichen Kontrollen helfen bei einer Außenprüfung?

Betriebsprüfungen werden stets angekündigt, doch viel Vorbereitungszeit bleibt den Unternehmen nicht. Keinesfalls reichen die Fristen aus, um kurz vor Torschluss die Versäumnisse vergangener Jahre auszuräumen. Besser ist es, bereits im operativen Geschäft „prüfungskonform“ zu arbeiten. Dazu zählt u. a. das Vorhandensein steuerlicher Kontrollen und einer entsprechenden Verfahrensdokumentation.

Weitere Infos & Termine