Aufbau
Für den Aufbau einer Verfahrensdokumentation existieren keine gesetzlichen Vorschriften. Ist in Ihrem Unternehmen bereits eine Dokumentation eines Internen Kontrollsystems (IKS) inklusive des IT-Systems vorhanden, die von der Internen Revision oder in der Jahresabschlussprüfung verwendet wird? Dann ist dies häufig bereits ausreichend. Sie sollten diese aber vorsichtshalber auf Ergänzungsbedarf hinsichtlich der steuerlichen Funktionen durchsehen.
Wird eine Verfahrensdokumentation neu oder speziell für steuerliche Zwecke erstellt, bietet es sich an, dem Vorschlag der GoBD für Aufbau und Gliederung zu folgen. Danach besteht die Verfahrensdokumentation aus vier Teilen (GoBD Rz. 153):
- Allgemeiner Teil (Beschreibung der Geschäftstätigkeit und der steuerlichen Pflichten, Zuständigkeit für die Verfahrensdokumentation, Änderungs- und Versionierungskonzept für die Verfahrensdokumentation)
- Anwenderdokumentation (insb. Beschreibung der fachlichen Prozesse)
- Technische Systemdokumentation (insb. Systembeschreibung, Programmhandbücher, eingesetzte Hard- und Software)
- Betriebsdokumentation (Beschreibung des Einsatzes des Systems in den fachlichen Prozessen, Ablage von Arbeitsanweisungen usw., Internes Kontrollsystem, Sicherheits- und Archivierungskonzepte)
Die Dokumentation der gemäß den GoBD einzurichtenden steuerlichen Kontrollen (GoBD Tz. 100), bestehend aus Einrichtungsdokumentation und Protokollierung der Ausübung der Kontrollen, ist somit Bestandteil der Betriebsdokumentation. Mit einer externen Software, wie der IDEA App GoBD, lässt sich die Dokumentation und Protokollierung der Ausübung der Kontrollen leicht umsetzen.