Verfahrensdokumentation – was der Gesetzgeber von Ihnen erwartet!

Mit den GoBD stellt die Finanzverwaltung die Forderung an Sie nach einer Verfahrensdokumentation (GoBD Rz. 151 ff.). Die Verfahrensdokumentation soll alle IT-Systeme umfassen, die Sie innerhalb des Unternehmens zur Erfüllung der Buchführungspflicht und der weiteren steuerlichen Aufzeichnungspflichten einsetzen. Die Verfahrensdokumentation darf sich dabei aber nicht nur auf die technische Seite (Programmhandbücher usw.) beschränken, sondern muss auch die betrieblichen Prozesse beschreiben, in denen die IT-Systeme zum Einsatz kommen.

Aufbau

Für den Aufbau einer Verfahrensdokumentation existieren keine gesetzlichen Vorschriften. Ist in Ihrem Unternehmen bereits eine Dokumentation eines Internen Kontrollsystems (IKS) inklusive des IT-Systems vorhanden, die von der Internen Revision oder in der Jahresabschlussprüfung verwendet wird? Dann ist dies häufig bereits ausreichend. Sie sollten diese aber vorsichtshalber auf Ergänzungsbedarf hinsichtlich der steuerlichen Funktionen durchsehen.

Wird eine Verfahrensdokumentation neu oder speziell für steuerliche Zwecke erstellt, bietet es sich an, dem Vorschlag der GoBD für Aufbau und Gliederung zu folgen. Danach besteht die Verfahrensdokumentation aus vier Teilen (GoBD Rz. 153):

• Allgemeiner Teil (Beschreibung der Geschäftstätigkeit und der steuerlichen Pflichten, Zuständigkeit für die Verfahrensdokumentation, Änderungs- und Versionierungskonzept für die Verfahrensdokumentation)
• Anwenderdokumentation (insb. Beschreibung der fachlichen Prozesse)
• Technische Systemdokumentation (insb. Systembeschreibung, Programmhandbücher, eingesetzte Hard- und Software)
• Betriebsdokumentation (Beschreibung des Einsatzes des Systems in den fachlichen Prozessen, Ablage von Arbeitsanweisungen usw., Internes Kontrollsystem, Sicherheits- und Archivierungskonzepte)

Die Dokumentation der gemäß den GoBD einzurichtenden steuerlichen Kontrollen (GoBD Tz. 100), bestehend aus Einrichtungsdokumentation und Protokollierung der Ausübung der Kontrollen, ist somit Bestandteil der Betriebsdokumentation. Mit einer externen Software, wie der IDEA App GoBD, lässt sich die Dokumentation und Protokollierung der Ausübung der Kontrollen leicht umsetzen.