Mit den GoBD stellt die Finanzverwaltung die Forderung an Sie nach einer Verfahrensdokumentation (GoBD Rz. 151 ff.). Die Verfahrensdokumentation soll alle IT-Systeme umfassen, die Sie innerhalb des Unternehmens zur Erfüllung der Buchführungspflicht und der weiteren steuerlichen Aufzeichnungspflichten einsetzen. Die Verfahrensdokumentation darf sich dabei aber nicht nur auf die technische Seite (Programmhandbücher usw.) beschränken, sondern muss auch die betrieblichen Prozesse beschreiben, in denen die IT-Systeme zum Einsatz kommen.
Das Vorhandensein einer Verfahrensdokumentation ist aus Sicht der Finanzverwaltung Voraussetzung für die Prüfbarkeit der Buchführung, sie beschreibt den organisatorisch und technisch gewollten Prozess und stellt somit für die Betriebsprüfung das Soll-Objekt da, gegen das die vom Steuerpflichtigen vorgelegten Buchführungsdaten und -unterlagen geprüft werden (Soll-Ist-Abgleich). Besondere Bedeutung, insbesondere bei der Verwendung elektronischer Belege, kommt hierbei der Dokumentation des Belegflusses zu. Eine fehlende Verfahrensdokumentation kann zur (teilweisen) Verwerfung der Buchführung und somit zu Schätzungen der Besteuerungsgrundlagen führen.
Die Erstellung der Verfahrensdokumentation liegt in der Verantwortung der Geschäftsleitung. Diese Aufgabe kann auf geeignete Personen delegiert werden, dabei ist jedoch die notwendige Überwachung dieser Personen wegen § 130 OWiG zu gewährleisten.
Für den Aufbau einer Verfahrensdokumentation existieren keine gesetzlichen Vorschriften. Ist in Ihrem Unternehmen bereits eine Dokumentation eines Internen Kontrollsystems (IKS) inklusive des IT-Systems vorhanden, die von der Internen Revision oder in der Jahresabschlussprüfung verwendet wird? Dann ist dies häufig bereits ausreichend. Sie sollten diese aber vorsichtshalber auf Ergänzungsbedarf hinsichtlich der steuerlichen Funktionen durchsehen.
Wird eine Verfahrensdokumentation neu oder speziell für steuerliche Zwecke erstellt, bietet es sich an, dem Vorschlag der GoBD für Aufbau und Gliederung zu folgen. Danach besteht die Verfahrensdokumentation aus vier Teilen (GoBD Rz. 153):
Die Dokumentation der gemäß den GoBD einzurichtenden steuerlichen Kontrollen (GoBD Tz. 100), bestehend aus Einrichtungsdokumentation und Protokollierung der Ausübung der Kontrollen, ist somit Bestandteil der Betriebsdokumentation. Mit einer externen Software, wie der IDEA App GoBD, lässt sich die Dokumentation und Protokollierung der Ausübung der Kontrollen leicht umsetzen.
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