Mit den GoBD hat die Finanzverwaltung ab 2015 zwei ältere BMF-Schreiben (die sogenannten GoBS und GDPdU) ersetzt und die Anforderungen an die Ordnungsmäßigkeit bei IT-Unterstützung der Buchführung grundlegend überarbeitet, während die Anforderungen an den Datenzugriff (Digitale Betriebsprüfung) weitgehend unverändert geblieben sind.
Unter den Grundsätzen zur Ordnungsmäßigkeit werden in den GoBD insbesondere diese für Unternehmen relevanten Themen behandelt:
Hinsichtlich des Datenzugriffs zur Durchführung der digitalen Betriebsprüfung gemäß § 147 Abs. 6 AO stellen die GoBD nun nicht mehr auf den unbestimmten Begriff der steuerrelevanten Daten, sondern auf die gemäß Gesetz aufzeichnungs- und aufbewahrungspflichtigen Daten ab. Diese Daten müssen auf Anforderung der Betriebsprüfung auf einem Datenträger (Z3-Datenzugriff) so zur Verfügung gestellt werden, dass die Betriebsprüfung diese IT-gestützt auswerten kann. Für die Sicherstellung der Auswertbarkeit ist der Steuerpflichtige verantwortlich; stellt er die Daten im sogenannten „Beschreibungsstandard“ zur Verfügung, kann er davon ausgehen, dass Auswertbarkeit gegeben ist, andere Formate sind aber auch möglich.
Die Finanzverwaltung darf den Z3-Datenzugriff auch noch durchführen, wenn die Daten bereits archiviert sind.
Falls ein Z3-Datenzugriff nicht möglich ist, drohen dem Steuerpflichtigen ein Verzögerungsgeld und weitere Auseinandersetzungen mit dem Betriebsprüfer. Aus diesem Grund empfiehlt es sich, den Ablauf einer digitalen Betriebsprüfung im Vorfeld zu simulieren. Eine Prüfung des technischen Ablaufs sollte dabei um Prüfungen der Buchhaltung auf Datenintegrität, Vollständigkeit, Plausibilität, Fehler und Auffälligkeiten ergänzt werden.
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Aktueller Prüfungshinweis zu GoBD-Compliance
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